Ammattisihteeri-konekirjoittaja

Kirjoituskoneet katosivat käytöstä ja menivät museoon, mutta asiakirjoja keräävän, oikeisiin kansioihin sijoittavan, vierailijoita tapaavan ja puheluihin vastaavan henkilön tarve ei ole kadonnut mihinkään. Artikkelissa kerromme sinulle "sihteeri-konekirjoittajan" ammatista nykymaailmassa - sen ominaisuuksista, vaatimuksista ja siitä, missä tällaisia ​​​​asiantuntijoita tarvitaan tänään.

Konekirjoittajasihteeri on yksi nuoremmista sihteerin tehtävistä. Vaikka nykyään tämä asiantuntija ei enää työskentele kirjoituskoneella, vaan tietokoneella, nimi säilyi paitsi perinteillä, myös työn suorituskyvyn korostamiseksi. (toisin kuin korkeamman tason hallinto- ja sihteeritehtävissä - apulaisjohtaja, sihteeri-assistentti, virkailija, toimistopäällikkö).

Tiedot ammatista, suoritetuista tehtävistä sisältyvät kahteen asiakirjaan:

• "Johtajien, asiantuntijoiden ja muiden työntekijöiden virkojen yhtenäinen pätevyyskirja" - lyhennettynä EKS (aiemmin nimellä ETKS);
• ammatillinen standardi "Organisaatioiden ja dokumenttien hallinnan asiantuntija".

Hakemuksessa etusijalla on ammattitaso. Se on mukautettu nykyaikaisten markkinoiden erityispiirteisiin, sisältää täydellisemmän ja yksityiskohtaisemman kuvauksen työtehtävistä.

Ammattistandardi luokittelee sihteeri-konekirjoittajan viran 3. pätevyystasolle - eli hänen tehtäviinsä kuuluu vanhempi asiantuntijan työn valvonta, vähimmäismäärä itsenäisiä päätöksiä ja johtamistehtäviä.

Sihteeri-konekirjoittajan päätehtävänä on teksti- ja asiakirjakokonaisuus, tiedon jäljentäminen ja systematisointi mallin mukaan (asiakirjojen skannaus, kopiointi, uudelleentulostus, vakiolomakkeiden täyttö, kirjeenvaihdon lajittelu, saapuvien ja lähtevien asiakirjojen rekisteröinti).

Kuten kaikilla ammatilla, sihteeri-konekirjoittajan ammatilla on omat ominaisuutensa:

• työlle on ominaista melko stressaava luonne, kun taas työntekijän tulee kyetä tekemään yksitoikkoista kirjoitustyötä ja kommunikoimaan ihmisten kanssa, olemaan yrityksen kasvot ja ääni.
• ei ole jäykkää vastuulistaa - sihteeri suorittaa erilaisia ​​päällikön käskyjä;
• tämä tehtävä on erinomainen aloitus uralle ja mahdollisuus hankkia hyödyllistä kokemusta tulevalle johtajalle;
• työtä pidetään naisena (tämä heijastuu jopa otsikkoon), vaikka miessihteerit eivät ole yhtä kysyttyjä;
• tärkein taito on rakentaa oikein suhteita tiimiin, eikä ollenkaan tulostusnopeus.

Ammattistandardin yleisten vaatimusten perusteella jokaisessa organisaatiossa kehitetään sisäinen toimenkuva, joka on työntekijän oikeuksia ja velvollisuuksia säätelevä pääasiakirja.

Tässä asiakirjassa määritellään luettelo toiminnoista, joita työntekijä suorittaa tietyssä organisaatiossa. Tyypillisessä ohjeessa toiminnallisuus voi yksinkertaisesti toistaa vastaavat standardin määräykset (aiemmin kohta "Vastuu" kopioitiin usein kokonaan CEN:stä). Yleensä ohjeissa on seuraavat kohdat:

• tulostaa erilaisia ​​materiaaleja pään suunnassa;
• järjestää pään puhelinkeskusteluja.

Tarvittaessa kohteita voidaan täsmentää, täsmentää ja vastuualuetta - laajentaa tai kaventaa standardiin verrattuna, jos organisaation erityispiirteet niin vaativat. Esimerkiksi koulun sihteeri-konekirjoittajalle voidaan merkitä pisteitä siitä, että hän järjestää koulussa työskentelyn tai opiskelun vahvistavien todistusten myöntämisen, pitää opiskelijarekisteriä. Ja kaupallisessa yrityksessä nämä voivat olla säännöksiä kuriirien matkapäiväkirjan pitämisestä ja asiaankuuluvien todistusten myöntämisestä.

Ammattistandardi asettaa vähimmäisvaatimukset sihteeri-konekirjoittajan nimittämiselle - tähän riittää täydellinen keskiasteen koulutus.

Erikoiskurssit katsotaan eduksi. Lisäksi CEN tai ammattistandardi eivät millään tavalla rajoita tällaisten kurssien suorittamistodistuksen vaatimuksia. Siksi voit valita minkä tahansa sihteerikoulutusohjelman valtavasta julkisten ja yksityisten koulutuskeskusten ehdotusten luettelosta.

Vaikka sihteeri konekirjoittaja ei vaadi vakavaa koulutustaustaa ja akateemista tietoa, hän tarvitsee laajan joukon käytännön taitoja:

• itsevarmat atk-taidot, toimisto-ohjelmien tuntemus, kyky työskennellä toimistolaitteiden kanssa, lukutaito, nopea kirjoitusnopeus;
• kyky työskennellä asiakirjojen kanssa osaamisensa puitteissa - tuntea vakioasiakirjojen, palvelukirjeiden laatimista koskevat säännöt, kirjeenvaihdon ja muiden asiakirjojen lajittelu- ja rekisteröintisäännöt;
• kehittyneet viestintätaidot, kyky rakentaa suhteita kumppaneiden, asiakkaiden, työntekijöiden kanssa, tuntemus liikeviestinnän etiikasta ja etiketistä, säännöt työskentelystä luottamuksellisten ja omistusoikeudellisten tietojen kanssa;
• työskentelyä koskevien määräysten tuntemus.

Asiantuntijalla tulee olla ammatillisten taitojen lisäksi myös tiettyjä henkilökohtaisia ​​ominaisuuksia: Hänen tulee olla itsevarma, kohtelias, emotionaalisesti vakaa, pystyä nopeasti navigoimaan tilanteessa, ratkaisemaan konflikteja, työskentelemään sekä moniajo- että rutiinityötilassa, hänellä on oltava korkea itseorganisaatio, tarkkaavaisuus, vastuullisuus.

Aiemmin konekirjoittajasihteerit työskentelivät konetoimistoissa. Nykyään tämän asiantuntijan työ on kysytyin seuraavissa organisaatioissa:

• valtion hallintorakenteissa;
• oppilaitoksissa (koulu, korkeakoulu, yliopisto);
• asianajotoimistot, yksityiset asianajajat, notaarit;
• arkistoissa.

Lisäksi työpaikka voidaan avata missä tahansa muussa organisaatiossa. Samanaikaisesti yksityisissä yrityksissä tehtävää voidaan kutsua paitsi sihteeri-konekirjoittajaksi, myös sihteeriksi-hallinnoijaksi, sihteeriksi vastaanotossa, sihteeriksi.