Kuka on apulaissihteeri ja mitä hän tekee?

Sihteerin virka on pitkään ollut monen naisen halutuin. Aikaisemmin tällaiselta työntekijältä ei yleensä vaadittu käytännössä mitään, paitsi houkuttelevaa ulkonäköä. Nyt kaikki on kuitenkin muuttunut, joskus tällainen työntekijä on tärkeä osa tiimiä ja hänen on oltava valmis suorittamaan monia tehtäviä. Tämän seurauksena hän on usein hyvin kiireinen töissä. Lue tästä artikkelista, mitä nämä vastuut ovat, mitkä vaatimukset on täytettävä työtarjouksen saamiseksi.

Sihteerin ammatti juontaa juurensa antiikin Rooman aikoihin. "Sihteerit" olivat keisarien uskottuja - miehiä, joilla oli suuri poliittinen vaikutusvalta. Tämä ammatti sai uuden alun ensimmäisen maailmansodan aikana, mutta se merkitsi jo täysin erilaisten tehtävien suorittamista. Tähän asti "sihteerin" alkuperäisestä merkityksestä on säilynyt vain kaikuja esimerkiksi pääsihteerin ja valtiosihteerin viroissa.

Nykyään sihteeri-assistentin ammatti edellyttää asiakirjoihin liittyvien töiden suorittamista, toimistotyön organisointia, toimistolaitteiden hallintaa ja muita toimintoja. Kommunikointitaidot ja tarkkaavaisuus ovat apulaissihteerin tärkeitä taitoja. Etuliite "viite" tarkoittaa, että työntekijä kommunikoi pomon kanssa erilaisista työasioista. On selvää, että kilpailu tähän tehtävään haluavien kesken on kovaa, etenkin suurissa yrityksissä tai yrityksissä. Sihteerin taitojen erityispiirteet voivat joskus riippua yrityksen toimialasta.Yksinkertaisesti sanottuna teknologiamarkkinointiyrityksessä sihteerin on tiedettävä liikeneuvottelujen monimutkaisuus. Tämä ei kuitenkaan ole ollenkaan välttämätöntä, jokaiselle yritykselle kaikki on yksilöllistä.

Suuret rekrytointiyritykset väittävät, että tähän tehtävään, kuljettajan virkaan ja muihin vastaaviin töihin liittyy paljon ylitöitä. Näissä tehtävissä olevat joutuvat sopeutumaan esimiesten aikatauluihin ja olemaan valmiita työskentelemään lähes 24/7. Nykyään yleistymässä on "virtuaalisihteerit", jotka suorittavat suurimman osan tavallisen sihteerin tehtävistä niille yrityksille, joilla ei ole mahdollisuutta vuokrata toimistoa tai yksinkertaisesti eivät tee sitä kustannussäästöjen vuoksi. Erikseen on syytä huomata sihteerin ulkonäön merkitys. Sihteerin tulee pukeutua bisnestyyliin, välttää kirkasta, loistokasta ja sopimatonta meikkiä ja kampauksia.

Tämä asiakirja sisältää kaikki työntekijän toimintaan liittyvät vastuut. Lisäksi toimenkuva sisältää työntekijän oikeudet ja kuvauksen hänelle asetetuista vaatimuksista. Tämä asiakirja sisältää tiedot siitä, kenen on korvattava työntekijä hänen poissaolon aikana. On myös huomioitava, että toimenkuvaa voidaan tarvittaessa tarkistaa ja muuttaa. Tämä voi tapahtua seuraavissa tapauksissa.

• Sihteeri-assistentin tehtävien muutos.
• Muutosten esiintyminen organisaation dokumentaatiossa.
• Muutosten syntyminen organisaation rakenteeseen.

Alla on apulaissihteerin tärkeimmät tehtävät.

• Usein tässä tehtävässä oleva henkilö on vastuussa toimiston toimistotarvikkeiden toimittamisesta. Hänen tulee myös tilata elintarvikkeita tarvittaessa. Sihteerin suora vastuu on tilata vesijäähdytin ja valvoa sen täyttymistä.
• Sihteeri-assistentin tulee ottaa vastaan ​​johtajan puhelut ja tehdä ne "suojattuina".
• Hänen on myös järjestettävä vierailijoiden vastaanottomenettely.
• Tässä tehtävässä oleva henkilö raportoi suoraan yhtiön toimitusjohtajalle. Näin ollen suurin osa suoritettavista tehtävistä liittyy hänen pyyntöihinsä ja käskyihinsä.
• Tehtäväluetteloon kuuluu myös vastaanotetun ja lähetetyn kirjeen vastaanotto ja lähettäminen, tarvittavien asiakirjojen valmistelu pääjohtajan pyynnöstä, johtajan allekirjoittamien asiakirjojen valvonta.
• Sihteeri myös välittää tarvittavat tiedot johtajalta työntekijöille ja päinvastoin, kutsuu tarvittaessa työntekijät johtajalle.
• Tämä työntekijä on myös usein vuorovaikutuksessa hallintoosaston kanssa. Joskus hän voi koordinoida tämän osaston työntekijöiden kanssa toimistotarvikkeiden ja -laitteiden toimittamista. Toisin kuin edellä kuvattu ensimmäinen kohta, tätä kohtaa ei aina mainita apulaissihteerin toimenkuvauksissa.
• Sihteerin tulee varata lentoliput ja hotellihuoneet, jos johtaja tai muut työntekijät lähtevät työmatkalle.
• Joissakin organisaatioissa sihteerin on ilmoitettava johdolle ja/tai muille työntekijöille tulevista juhlista, työntekijöiden syntymäpäivistä ja vapaapäivistä. Joskus tämän tekee HR-asiantuntija.
• Sihteerin on joka päivä valmisteltava johtajan toimisto uuden päivän alkuun - kytkeä valot päälle, toimistolaitteet (tulostin, tietokone jne.), valmistella tarvittavat asiakirjat.

Sihteeriassistentin tulee olla vastuussa asiakirjojen kulkusta, eikä hänellä ole oikeutta luovuttaa luottamuksellisia tietoja. Tällainen työntekijä on vastuussa asiakirjojen turvallisuudesta ja niiden oikea-aikaisesta toimittamisesta viranomaisille. Sihteeri vastaa toimenkuvassa määrättyjen tehtävien laiminlyönnistä eli tehtäviensä suorittamatta jättämisestä, mukaan lukien rikkomukset myöhästymisenä. Työntekijällä voi olla ongelmia, jos hän on huolimattomasti työskennellyt dokumenttien kanssa.

Vastuu luottamuksellisten tietojen paljastamisesta, joka kuuluu "liikesalaisuuksien" luokkaan. Työntekijä ei saa vahingoittaa varastoa, erityisesti hänelle toimitettuja tai yritykselle kuuluvia huonekaluja. Sihteeri on vastuussa työntekijöiden tahdikkuudesta tai töykeästä kohtelusta. Koska hän kommunikoi kaikkien muiden työntekijöiden kanssa lähes päivittäin, sihteerin tulee olla ristiriitainen ja diplomaattinen.

Ensinnäkin sihteeri-avustajalla on oikeus pyytää eri työntekijöiltä erilaisia ​​​​asiakirjoja, joita hän tarvitsee työskennelläkseen. Sihteeri voi harkintansa mukaan jakaa vastaanotetut puhelut niiden tärkeyden mukaan. Sama koskee vierailijoiden vastaanottamista vastaanotossa. Hän voi myös vaatia työntekijöiltä selvitystä, jos kurinpitorikkomus on tapahtunut. Sihteeriassistentilla on myös pääsy "luottamukselliseksi" luokiteltuihin asiakirjoihin.

Vain toimitusjohtaja voi erottaa tai palkata tällaisen työntekijän, ei osaston tai osaston johtaja, kuten muissa tapauksissa. Sama koskee varoitusten määräämistä. Sihteeri voi tehdä johdolle ehdotuksia dokumenttien hallinnan tai johtamiskäytäntöjen parantamiseksi. Se voi myös optimoida joitain työnkulkuja. Kuten kaikilla muillakin työntekijöillä, hänellä on oikeus vaatia mukavien työolojen luomista ja hän voi jopa vaatia suullisesti selityksiä työkuria rikkovilta työntekijöiltä.

Pääsääntöisesti sihteerin työtä arvioidaan hänen ahkeruutensa ja tehokkuutensa perusteella. Muut taidot ovat siis toissijaisia. Työntekijän on kyettävä kommunikoimaan ihmisten kanssa, neuvottelemaan, pitämään hyvin esitetty puhe. Pitää osata ratkaista erilaisia ​​organisaatioongelmia, käyttää Microsoft Office -ohjelmia - Excel, Power Point, Word ja muita.

Koulutukselle, kuten myös saadulle erikoisuudelle, ei ole tiukkoja vaatimuksia. Koulutusta on kuitenkin oltava, vaikkakin keskiasteen erikoistunutta koulutusta. Oikeustieteen tutkinnon suorittaneita suositaan, koska suurin osa heidän työstään liittyy kirjanpitoon. Vähintään 1 vuoden työkokemus katsotaan eduksi. Vaihtoehto työkokemukselle voi olla sihteerikoulutus.

Ulkomaisissa yrityksissä tulevalta työntekijältä voidaan vaatia tietyn vieraan kielen osaamista. Sihteerin tulee pystyä ilmaisemaan ajatuksensa oikein, kirjoittamaan ja laatimaan asiakirjoja ilman kielioppivirheitä.

Tämän ammatin kysyntä on suuri. Yleensä tällainen toiminta sopii parhaiten nuorille ammattilaisille, jotka ovat äskettäin valmistuneet oppilaitoksista. Tämä aktiviteetti on loistava tilaisuus tutustua yrityksen työn rakenteeseen. Uskotaan, että tässä tehtävässä voit hankkia tulevan hyvän johtajan hyviä taitoja. Koska sihteeri-assistentti suorittaa monipuolisia tehtäviä, hän on pienimmillekin yrityksille tärkeä ja tarpeellinen työntekijä.