Yritysviestinnän hienouksia puhelimitse

Liikeviestinnän taito on tärkeä osa neuvottelua, eikä se ole menettänyt merkitystään moneen vuoteen. Yritysviestinnän intensiteetti puhelimitse kasvaa vuosi vuodelta. Ja matkaviestinnän kehittyessä siitä on tulossa yksi tärkeimmistä viestintätavoista. On tärkeää tuntea yritysviestinnän hienoudet ja säännöt, jotta voit harjoitella puhelinkeskustelutaitoja.

Puhelimella on tärkeä rooli nykymaailmassa, koska se auttaa meitä kommunikoimaan perheen, ystävien, työtovereiden, johdon ja liikekumppaneiden kanssa.

Joten keskustelun aikana tietyn ihmispiirin kanssa henkilö käyttää sopivaa viestintämenetelmää eikä esimerkiksi koskaan käy vuoropuhelua pomonsa kanssa, kuten läheisen ystävän kanssa. Tässä tilanteessa käytetään muodollisempaa viestintää.

Liiketoimintaetikettiä tulisi käyttää myös työntekijöiden, jotka tekevät mielipidemittauksia, vastaanottavat puheluita asiakkailta tai käyvät puhelinkeskusteluja. Usein onnistuneista puhelinkeskusteluista tulee avain hyviin liikesuhteisiin. Ja jopa yrityksen imago voi täysin riippua työntekijöiden kyvystä käydä asiantuntevaa vuoropuhelua puhelimitse.

Nykyään suurin osa puheluista soitetaan mobiililaitteiden kautta. Käyttämällä tätä viestintätyökalua sinun on noudatettava joitain sääntöjä.

• Sammuta aina puhelin tai aseta se värisemään työtapaamisessa asiakkaan kanssa, elokuvateatterissa tai seminaarissa.
• Mobiililaite on herkempi äänelle kuin lankapuhelin. Siksi tilanteessa, jossa julkisella paikalla ollessaan on tarpeen käydä henkilökohtainen keskustelu ilman ulkopuolista häirintää, voit yksinkertaisesti puhua hiljaa, ja keskustelukumppani kuulee sinut varmasti.

• Älä laita liian kovaa soittoa puhelimeesi. Hän osaa pelotella muita.
• Yritä pitää se lyhyenä. Kolmansien osapuolten läsnäollessa keskustelu ei saa kestää yli 30 sekuntia, muuten on olemassa vaara, että näytät epäkohteliaalta henkilön edessä. Jos puhelinkeskusteluun on päteviä syitä, esimerkiksi läheisen sairaus tai iso kauppa, tulee tilanteesta ilmoittaa läsnäolijoille.
• Vältä puhelinkeskusteluja liikelounaan aikana. Jos on kiireellinen tarve vastata puheluun, poistu pöydästä ja puhu vähemmän ruuhkaisessa paikassa.

Eettinen puhelinviestintä on yrityksen tehokkaan toiminnan edellytys. Puhelinkeskustelukulttuuri on erityinen liikeviestinnän muoto. Etiketin sääntöjen tunteminen auttaa vahvistamaan liikesuhteita ja lisäämään organisaation kannattavuutta.

• On tarpeen tervehtiä henkilöä, jonka kanssa puhelinkeskustelu on tulossa. Sopivimmat lauseet tähän ovat vuorokaudenaikaan liittyvät lauseet ("Hyvää huomenta", "Hyvää iltapäivää" tai "Hyvää iltaa").
• Palvelupuhelinkeskustelun aikana on tärkeää seurata omaa intonaatiota. Jotta et vieraannuttaisi keskustelukumppania, sinun on puhuttava kohteliaasti ja rauhallisesti välttäen tarpeettomia tunteita.

• Tervehdyksen jälkeen on suositeltavaa esitellä itsesi ja kertoa nimesi, arvonimesi ja organisaatiosi.
• Jos soitat henkilölle, on aina syytä selvittää, onko hänen sopivaa puhua tällä hetkellä.
• Eettiset standardit edellyttävät, että sinun on nostettava puhelin toisen tai kolmannen soiton jälkeen.
• Keskustelun aikana älä tupakoi, syö tai juo.
• Jos soittaja on kiinnostunut toisesta organisaation työntekijästä, keskustelu on ohjattava hänelle tai kytkettävä odotustoiminto päälle.
• Tilanteessa, jossa teit väärän numeron, sinun on pyydettävä anteeksi keskustelukumppanilta ja sanottava heti hyvästit kysymättä tarpeettomia kysymyksiä.
• Älä koskaan soita aikaisin aamulla, lounastauon aikana tai ennen päiväsi loppua.
• Sihteeri tai avustaja voi soittaa tai vastata puheluihin esimiehen sijasta.

• Voit soittaa kumppanisi tai asiakkaasi henkilökohtaiseen numeroon vain, jos hän itse on antanut sinulle yhteystietonsa. Mutta viikonloppuisin ja pyhäpäivinä tällaiset puhelut ovat kiellettyjä.
• Joskus keskustelu keskeytyy huonon yhteyden vuoksi. Tässä tilanteessa ensimmäisenä soittaneen tulee soittaa takaisin.
• Älä viivytä keskustelua. Pitkästä keskustelusta voi tulla tylsää ja katkeraa. Jos yhteydenpito on viivästynyt, eikä keskustelun tarkoitusta ole saavutettu, voit soittaa asiakkaalle takaisin seuraavana päivänä tai sopia henkilökohtaisesta tapaamisesta.
• Keskustelun päätyttyä on suositeltavaa kiittää keskustelukumppania ja sanoa kohteliaasti hyvästit hänelle kysyttyään aiemmin, onko hänellä kysyttävää. Tämä yksinkertainen toimenpide täydentää keskustelun ja rohkaisee jatkamaan yhteistyötä.

Sinun tulee valmistautua huolellisesti puhelinkeskusteluun ja suorittaa tiettyjä toimia. Katsotaanpa tarkemmin pääkohtia.

• Keskustelukumppanille kannattaa soittaa vasta, kun selkeä keskustelusuunnitelma on laadittu. Pienten yksityiskohtien poissulkemiseksi voit tehdä graafisia tai kaavamaisia ​​luonnoksia.
• Kirjoita muistiin tärkeät kysymykset, jotka sinun tulee muistaa kysyä neuvotellessasi.
• Valmistele asiakirjat, joita saatat tarvita viestintäprosessissa (kirjeenvaihto, raportit, sopimukset).

• Ota etukäteen selvää keskustelukumppanilta sopiva aika puhelun soittamiseen.
• Tallenna vastaanotetut tiedot laatimalla muistivihko tai päiväkirja.
• Selvitä yleinen luettelo keskusteluun osallistuvista henkilöistä, jotta voit puhua heille nimellä ja sukunimellä.
• Ennen kuin valitset numeron, yritä virittää positiiviseen tunnelmaan, niin tunnetilasi pitäisi tietysti aiheuttaa keskustelukumppanin asennetta.
• Puhelinkeskustelussa on huomioitava viestinnän turvallisuus toimistossa, sillä arvokasta tietoa voi joutua kilpailijoiden käsiin.

On myös kohtia, jotka tulisi poistaa ja joita ei sallita tulevassa puhelinkeskustelussa.

• Liikeasioista ei tarvitse keskustella vieraan tai satunnaisen henkilön kanssa. Parempi varata aika henkilökohtaisesti.
• Ei ole suositeltavaa vaatia päätöstä henkilöltä, jolla ei ole siihen valtuuksia tai joka ajattelee toisin. Hän voi antaa suostumuksensa puhelimitse, vaikka vastustaakin tätä päätöstä.
• Älä lausu pyyntöjä, jos et ole varma, että keskustelukumppani on kanssasi samaa mieltä ja haluaa auttaa.

Puhelimen rooli yritysviestinnässä on kaksijakoinen. Hyvin usein se häiritsee päivän aikana suoritetuista kiireellisistä tehtävistä, mutta samalla nopeuttaa monien tehtävien ratkaisemista. Siksi on tarpeen opetella puhelinkeskustelun periaatteet, jotka edistävät sen tehokkaampaa käyttöä.

On erittäin tärkeää hallita yritysviestinnän tekniikka työntekijöille, joiden työn erityispiirteet ovat puhelinkeskusteluissa potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Monet yritykset yrittävät saada yhteyden soittajaan ensimmäisistä sanoista, jotta hänestä tulisi todellinen asiakas.

Yritykset kilpailevat eri tavoilla houkutellakseen asiakkaita. Tärkeä vaihe palvelujen edistämisessä on myynti puhelimitse, ja siksi johtajien on käytävä oikein ja tahdikkaasti vuoropuhelua asiakkaiden kanssa, muuten kannattavat sopimukset menevät kilpailijoille.

Seuraavat vinkit voivat auttaa sinua menestymään yrityksesi puheluissa.

• On suositeltavaa soittaa henkilölle, joka on tarjonnut sinulle hyödyllisiä palveluita. Kiitollisuuden sanat ovat erittäin tärkeitä tulevan yhteistyön kannalta.
• Hymyile aina keskustellessasi. Tilaaja tuntee varmasti hymysi ja optimismisi.
• Yritä neuvotteluprosessin aikana ennustaa keskustelukumppanin keskustelun kulkua.
• Älä koskaan käytä kiroilua tai puhekieltä. Tämä on kommunikaatiokulttuurin vastaista.
• Käytä ilmauksia ja termejä, jotka soittaja ymmärtää.
• Älä peitä luuria kädelläsi puhuessasi rinnakkain jonkun kanssa. Näin ollen epäkunnioitus keskustelukumppania kohtaan ilmenee.
• Selitä asemasi luottavaisesti ja tarkasti, koska tarkkuus on kuninkaiden kohteliaisuus.

• On tärkeää neuvotella nopeasti, vastata kysymyksiin ilman viivytyksiä tai hämmentäviä ehdotuksia. Tauko voi olla perusteltu vain silloin, kun asiantuntija on kiireinen etsimässä neuvotteluihin tarvittavaa dokumentaatiota. Jos tauko on pitkittynyt, henkilöllä on täysi oikeus keskeyttää viestintä.
• Puhelimen, todellisen tai virtuaalisen viestinnän hetkinä sinun on oltava erittäin kohtelias. Huutaminen ja kovalla äänellä puhuminen katsotaan eettisyyden rikkomiseksi.
• Sano hyvästit keskustelukumppanille oikein, koska keskustelun taitava loppu ei ole vähemmän tärkeä kuin vuoropuhelun pääosa. Voit antaa keskustelukumppanille mahdollisuuden olla ensimmäinen, joka katkaisee puhelun. Näin lopetat keskustelun ystävällisellä aaltopituudella.

Tietysti sinulla on oltava hyvä sana, jotta voit kommunikoida onnistuneesti puhelimessa.Käytä seuraavan videon oppitunteja, jotta puheesi olisi ilmaisuvoimaisempaa ja äänesi miellyttävä.