Yhteenveto

Vinkkejä sihteerin ansioluettelon kirjoittamiseen

Sisältö

Mitä asiantuntija tekee?
Rakenne
Mitä ei tarvitse määritellä?
Kuinka kirjoittaa saatekirje?
Näytteet

Yhtiön sihteeri hoitaa työyhteisön ja erityisesti yhtiön johtajan toiminnan organisoinnin. Tämä on yrityksen johtajan assistentti, joten tähän paikkaan hakijoille on melko tiukat vaatimukset. Pysähdytään yksityiskohtaisemmin kysymyksiin, jotka koskevat onnistuneen ansioluettelon laatimista sihteerin virkaan.

Mitä asiantuntija tekee?

Minkä tahansa sihteerin työ vaatii taitoa vaihtaa nopeasti yhdestä työtyypistä toiseen. Tämä henkilö suorittaa monenlaisia tehtäviä, mutta niiden kaikkien tarkoituksena on auttaa yrityksen toimitusjohtajaa hänen työssään sekä säästää hänen työtä ja henkilökohtaista aikaa. Perinteisesti tämän asiantuntijan työtehtäviin kuuluu toimistotyö, työskentely puhelimella, miniautomaattinen puhelinkeskus ja toimistolaitteet, puheluiden uudelleenjako, sekä kokousten, työmatkojen ja muiden töiden järjestämiseen.

Vastaanottovirkailija vastaa asiakkaiden ja vierailijoiden ensivastaanotosta, puhelinviestinnästä, faksien vastaanottamisesta sekä johtajan neuvottelujen palvelutuesta.
Ylläpitäjän työtehtävät sisältää yrityksen työntekijöiden tehokkaimman vuorovaikutuksen järjestämisen, järjestyksen ylläpitämisen toimistotiloissa, toimistolaitteiden huollon, yrityksen toimiston tarjoamisen kaikilla tarvittavilla paperi- ja taloustavaroilla.
Henkilökohtaisen avustajan tehtävät ovat hieman erilaisia. Tämä asiantuntija on aina tietoinen tulevista tapahtumista.Hänen harteilleen putoaa päällikön työkokousten ajoitus, henkilökohtaisten toimeksiantojen suorittaminen ja monet muut tehtävät, joista yleensä sovitaan tapauskohtaisesti.
Tuomioistuimen virkailija yleensä yhden tuomarin alaisuudessa - tämä työntekijä osallistuu oikeuden istuntoihin ja suorittaa kaiken tarvittavan dokumenttityön. Oikeussihteeri vastaa asiakirjojen arkistointiin, aineiston siirtämiseen toimistoon, istunnon pöytäkirjan pitämiseen sekä haasteiden lähettämiseen. Tehtävän vaatimukset ovat erittäin korkeat: työntekijällä tulee olla korkeakoulututkinto ja vähintään 2 vuoden työkokemus.
Lehdistösihteeri valvoo brändin esittelyyn liittyviä kysymyksiä, on vuorovaikutuksessa tiedotusvälineiden kanssa, kokoaa valikoiman ajankohtaisia uutisia. Henkilökohtainen avustaja ottaa vastaan kaiken kirjeenvaihdon, valmistelee kaikki yrityspaperit yrityksen ensimmäiselle henkilölle, kerää tavalla tai toisella tärkeiden päätösten tekemiseen liittyviä tietoja sekä toteuttaa päällikön kertaluonteisia määräyksiä.

Myös notaarin assistentin, sihteeri-kääntäjän sekä koulun koulutusyksikön työntekijän toiminnassa on erityispiirteitä.

Rakenne

Jokainen ansioluettelo koostuu useista lohkoista. Alla on suosituksia siitä, mitä kuhunkin tulee merkitä tulevalle sihteerille.

Vastuut

Laajennetussa versiossa minkä tahansa sihteerin työtehtävien luettelo on seuraava:

saapuvien kirjeiden ja hakemusten vastaanotto, uudelleenjakaminen, siirtäminen vastuuhenkilöille;
asiakirjojen hyväksyminen päällikön allekirjoittamista varten;
saapuviin puheluihin vastaaminen ja niiden välittäminen;
liikeneuvottelujen järjestäminen johtajalle;
valitusten, kirjeiden ja muiden asiakirjojen valmistelu päällikön pyynnöstä;
kokousten ja työkokousten valmistelu, tarvittavan materiaalin kerääminen, kaikille tapahtumaan osallistujille ilmoittaminen niiden pitopaikasta ja ajasta, kokouspöytäkirjojen viimeistely;
Palvelujen tarjoaminen johtajan vieraiden kokouksen järjestämiseksi;
valvoa, että yrityksen työntekijät toteuttavat hallinnon määräyksiä;
yhtiön hallinnon varustaminen henkilöstön sujuvuutta edistävillä toimistotarvikkeilla, toimistolaitteilla ja muilla työhön tarvittavilla välineillä;
vierailijoiden vastaanotto;
yrityksen arkiston ylläpito;
liikematkojen järjestäminen yrityksen ensimmäiselle henkilölle: lippujen ostaminen sekä hotellihuoneiden varaaminen;
muiden tilausten toteuttaminen.

Jos haet apulaissihteerin virkaa, niin varaudu siihen, että tehtävälistaa täydennetään asiakirjojen tarkistamisella, analyyttisten katsausten laatimisella, materiaalien keräämisellä raportteja ja puheita varten.

Taidot

Sihteerin tehtävään valitulla tulee olla seuraavat taidot, jotka voidaan mainita ansioluettelossa:

toimistotyö;
puhelinkeskustelujen johtaminen;
asiakkaiden tapaaminen ja alustava konsultointi;
toimiston elämän ylläpitäminen;
kirjeenvaihdon käsittely;
tapahtumien ja liiketapaamisten järjestäminen;
pään ajanhallinta;
toimistolaitteiden ja toimiston PC-ohjelmien tuntemus.

Se, mitkä taidot ovat etusijalla, riippuu yrityksen toimialasta... Jos esimerkiksi tarvitset sihteerin lääkärikeskukseen, tuskin tarvitset syvällistä tietoa toimistotyöstä ja työnkulusta, et todennäköisesti tarvitse kykyä laatia asiakirjoja viisumin saamiseksi. Tehtävä edellyttää kykyä kommunikoida asiakkaiden kanssa, lääketieteen perusteiden tuntemusta, kykyä kommunikoida puhelimitse suuria määriä.

Saavutukset

Ammatilliset saavutukset ovat tärkeitä jokaiselle työnantajalle, joista tärkeimpiä ovat yleensä seuraavat seikat:

yrityksen työnkulun optimointi;
optimaalisen työilmapiirin luominen toimistoon;
vuorovaikutusjärjestelmän järjestäminen osastojen välillä;
Matkatuki;
kuriiri- ja siivouspalveluiden toiminnan koordinointi.

Ammatilliset ja henkilökohtaiset ominaisuudet

Pätevällä sihteerillä tulee olla sellaisia tärkeitä ominaisuuksia kuin:

avoimuus kommunikaatiolle;
vastuullisuus ja keskittyminen tuloksiin;
aktiivinen elämänasento;
kykyä suorittaa tehtäviä moniajoympäristössä;
kyky vaihtaa nopeasti toiminnasta toiseen;
huonojen tapojen puute;
stressinsietokyky;
tarkkuus ja tunnollisuus;
halu viedä aloitettu loppuun;
säädyllisyys;
kyky työskennellä henkilötietojen kanssa;
Oikea suullinen ja kirjallinen kieli;
hyvä liikeetiketin tuntemus;
kykyä toimia ryhmässä.

työkokemus

Jos olet jo työskennellyt sihteerinä, sinun ei ole vaikea kuvailla työkokemustasi. Se on paljon vaikeampaa niille hakijoille, jotka etsivät työtä tällä erikoisuudella ensimmäistä kertaa. Kokemuksen puute ei kuitenkaan ole syy järkyttymiseen, voit aina korostaa omaa keskeistä osaamistasi.

Voit esimerkiksi määrittää:

sujuva englannin ja espanjan kielen taito;
kaikkien toimiston perusohjelmien hallussapito;
toimistolaitteiden tuntemus;
10 sormen kosketuskirjoitus (300 merkkiä minuutissa).

Sinun on aina korostettava "valttikorttisi" - tämä antaa työnantajalle mahdollisuuden nähdä, missä olet vahva ja kiinnostua ehdokkuudestasi.

koulutus

Saadaksesi apulaissihteerin tehtävään hyvämaineisessa yrityksessä, sinulla on oltava korkeakoulutus. Tehokas tehtävien suorittaminen vaatii kuitenkin usein toimistotyön, arkistoinnin lisäkurssit ja -koulutukset sekä toimistolaitteiden kanssa työskentelyn koulutus... Pienemmissä toimistoissa sihteerit hoitavat usein apulaislakimiehen tehtäviä tai pitävät kirjanpitoa. Tässä tapauksessa tarvitset lainopillisen tai taloudellisen koulutuksen.

Sihteeri-hallinnoijan ja vastaanottovirkailijan virkaa haettaessa korkeakoulututkinto ei ole välttämätöntä.

Mitä ei tarvitse määritellä?

Pysähdytään hieman enemmän siihen, mitä ei tarvitse ilmoittaa ansioluettelossa.

Harrastukset ja harrastukset... Ei ole tarpeen kuvailla yksityiskohtaisesti, kuinka pidät kukkien kasvattamisesta / neulomisesta / kirjonnasta, jos tulevalla toiminnallasi ei ole mitään tekemistä tämän kanssa.
Kaikki tarjolla oleva työkokemus. Monet ihmiset aloittavat uransa esimerkiksi myyjän, talonmiehen tai siivoojan tehtävissä. Jos olet työskennellyt yli 10 vuotta, riittää täysin majoittuminen 2-3 paikkaan vastaavalla erikoisalalla.
Sihteerin tulee olla miellyttävän näköinen, joten ansioluetteloon kannattaa liittää kuva. Tässä ei kuitenkaan sallita seksuaalisia sävyjä - rajoita vain tiukka henkilöllisyystodistus. Uimapuvussa tai ravintolassa olevat kuvat saattavat olla virheellisiä.

Kuinka kirjoittaa saatekirje?

Saatekirje on valinnainen, mutta se tekee kuitenkin hyvän vaikutelman mahdolliseen työnantajaan. Siinä ei kannata toistaa kaikkea, mitä itse ansioluettelossa on kirjoitettu. Täällä sinun on ilmaistava kiinnostuksesi avoimeen työpaikkaan ja korostettava lyhyesti perustaitojen ja -kompetenssien olemassaoloaauttaa sinua täyttämään ammatilliset tehtäväsi.

Kirjeen lopussa kiitos mielenkiinnostasi ja toivon vilpittömästi vastausta.