Liiketoiminnan etiketti ja etiikka

Nykyinen bisnestodellisuus on, että vain 15 % keskisuurista ja suurista yrittäjistä, jotka haluavat vahvistaa asemaansa markkinoilla, saavuttaa tavoitteen. Tästä syystä liikeetiketin merkitys moninkertaistuu, koska sen normien noudattamatta jättäminen useista muista syistä johtaa usein hyödyllisten liikesuhteiden katkeamiseen.

Laajassa tulkinnassa etiikka on joukko yleisiä asenteita, joilla pyritään säätelemään sosiaalisia suhteita. Näin ollen liikeetiikka käsittelee asioita, jotka liittyvät hyväksyttyyn vuorovaikutusjärjestykseen ja -tyyliin liike-elämän alalla.

Liikesuhteen eettisten näkökohtien yksityiskohtia ovat liikeetiketti, mukaan lukien esimerkiksi neuvottelumenettely, yritysten käyttäytymissäännöt, liikeperinteet ja -rituaalit, alisteisuuden elementit, kommunikaatio- ja kirjoitustavat ja -tyylit sekä oikein asioidessa kumppaneiden ja työtovereiden kanssa.

Eettiikan ja etiketin merkitys kiinteänä osana sitä piilee siinä, että pitkäjänteisen käytännön seurauksena syntynyt sääntelykehys yksinkertaistaa huomattavasti viestintää ja luo elinkeinoelämään ymmärrettävän ja julkisesti saatavilla olevan kontekstin, joka mahdollistaa voit saavuttaa tavoitteet oikein ja säästää huomattavasti aikaa.

Toisin sanoen kyseessä on erityinen liike-elämän ongelmien ratkaisualgoritmi, jonka avulla rationaalisesti ja konfliktittomassa muodossa voidaan asettaa ja onnistuneesti saavuttaa halutut liiketoimintatavoitteet. Tämän algoritmin taitotason perusteella voidaan tehdä suoria johtopäätöksiä liikekumppanin tai vastustajan ammattitaidosta liikekiistassa.

Tässä yhteydessä on tärkeää noudattaa seuraavia perusperiaatteita:

• täsmällisyys kaikkialla ja kaikessa;
• tietoturvan noudattaminen;
• järkevä altruismi;
• liiketoimintaympäristöä vastaava suotuisa imago;
• Oikea suullinen ja kirjallinen kieli;
• liikepuhekulttuurin sääntöjen noudattaminen.

Liiketoiminnan kirjeenvaihtotyypit ovat erilaisia, ja ne voidaan tietyllä tavalla jakaa kahteen päätyyppiin:

• osavaltioiden välinen - valtion järjestöjen, ulkomaisten edustustojen ja virkamiesten välillä (erilaiset muistiinpanot, muistiot ja muut muodot) - diplomaattisuhteiden elementit;
• kaupallinen - puolivirallisia kirjeitä, joita käytetään laitosten ja organisaatioiden välisissä liikesuhteissa.

Palvelukirjeen kirjoitustyylillä on kielellisistä ja perinteisistä eroista huolimatta tietty yhteinen perusta ja vakiintuneen käytännön kehittämä ohjeryhmä. Esimerkiksi useat protokollavaatimukset, jotka määräytyvät lähettäjän ja vastaanottajan aseman mukaan, perustuvat keskinäisen kunnioituksen ja oikeellisuuden alkuasetuksiin. Siksi asiakirjan tyypistä riippumatta sen on rakenteellisesti välttämättä sisällettävä seuraavat elementit:

• valitus (vastaanottajan virallinen asema);
• kohteliaisuus (kirjeen kohtelias loppu);
• allekirjoitus;
• päivämäärä (päivä, kuukausi, vuosi ja viestin kirjoituspaikka);
• lähettäjän osoite (sukunimi, työn tila, osoite sijoitetaan kirjeen 1. sivun ylä- tai alareunaan).

Lisäksi on useita säännöksiä, jotka liittyvät suoraan kirjaimiin:

• liikekirjeet asetetaan lomakkeille tai paperiarkeille yksinomaan etupuolelle;
• sivut on numeroitu arabialaisilla numeroilla;
• viestit ovat täynnä painettua tekstiä;
• poistoja ja korjauksia asiakirjan tekstiosassa ei voida hyväksyä;
• asiakirja on taitettu tekstiä sisäänpäin;
• kirjeen vastauksen odotusaika on enintään kymmenen päivää.

Liikeviestin tulee olla selkeä kohdeorientoitunut ja sisältää yhden kysymyksen, ja tekstin koko merkityksen tulee olla täysin ja täysin sen sisällön mukainen, oli se sitten sopimusehdotus, kaupallinen pyyntö tai vain asiaankuuluva tieto.

Liikeviestien luokittelu on monipuolinen ja riippuu niiden toiminnallisuudesta ja tavoitteellisuudesta. Esimerkiksi kirjaimet ovat:

• ilmoittaminen;
• muistuttaa;
• kutsut;
• Tietojen tarkastelut;
• tilaukset;
• mukana;
• muita tyyppejä.

Kaupallisessa kirjeenvaihdossa tyypillisin:

• pyynnöt;
• ehdotukset;
• tilaukset;
• valitukset;
• takuukirjat.

Yhtenä yritysviestinnän muodoista määritelmän tiukassa merkityksessä kirjeet jaetaan kahteen tyyppiin - liike- ja yksityis-virallisiin.

Liiketoimintaan kuuluu organisaatioiden ja laitosten välillä kiertävä kirjeenvaihto. Yksityinen virkakirje on viesti, jonka yksityishenkilö lähettää laitokselle tai päinvastoin laitos - yksityishenkilölle.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa on useita sääntöjä.

• Kirjeen tulee edistää liikekiinnostuksen syntymistä vastaanottajassa, selkeästi ja vakuuttavien todisteiden perusteella osoittaa kumppanuuden edut ja kumppanuuden purkamisen epätarkoituksenmukaisuus. Tekstin tulee olla yhteistyöhön kannustavaa ja motivoivaa.
• Liialliset henkilökohtaiset tunteet liikekirjeessä eivät ole paras tapa todistaa asiasi ja ratkaista ongelma.
• Välttääksesi kirjeen tekstin ylikuormituksen ja tukkeutumisen, sinun tulee välttää kuvitteellisia vertailuja, metaforia, allegorioita ja hyperboleja.
• Aiheen selkeän ja ytimekkään esittelyn vuoksi on parempi käyttää yksinkertaisia ​​lauseita välttäen yksityiskohtia ja liiallisia yksityiskohtia. Viestin pääideaa tulee tukea erittäin relevanteilla argumenteilla, jotka yleensä sijoitetaan kirjeen liitteisiin (kaaviot, kaaviot, digitaaliset tiedot).
• Tekstissä tulee korostaa kappaleita, joista jokainen, joka edustaa itsenäistä ajatusta, alkaa uudelta riviltä.

• Liiketoiminnassa kirjoitetussa viestissä ei saa käyttää kuvaavia adjektiiveja, tarpeettomia selvennyksiä ja yksityiskohtia. Kirjoittamisen lopussa on suositeltavaa tarkistaa asiakirja ja poistaa lauseet, jotka eivät sisällä varsinaista semanttista sisältöä.
• Lukutaito on tekstin peruselementti. Kirjoitusvirheitä ja muita virheitä viestissä ei voida hyväksyä.
• Kirjeen aihe on pakollinen. Asiakirjoissa aihetta tulee käsitellä lyhyesti ja ytimekkäästi, mikä säästää aikaa lukemiseen ja luonnehtii lähettäjää positiivisesti. Jos kirje on lähetetty sähköpostitse ja se sisältää erityisen tärkeitä tietoja, sinun tulee merkitä siihen erityinen "lippu", joka on saatavilla sähköisessä palvelussa.
• Hyvän tekstin luettavuuden takaavat Arial- tai Times New Roman -kirjasimet keskikokoisella fontilla. Tarvittaessa kursivoitu tai lihavoitu keskeinen idea on sallittu.

• Tekstissä on hyödyllistä käyttää alaotsikoita (3-4), jotka helpottavat esitetyn tekstin ymmärtämistä.
• Luettelot, luettelot ja luettelot on parasta suunnitella käyttämällä erityisiä merkkejä.
• Yrityspohja (kaavio) on erinomainen yritysviestinnän tehokkuuden ja objektiivisuuden indikaattori. Se on erityisen sopiva yritysnäkökulmasta, koska sen avulla voit erottua suotuisasta valosta ja noudattaa vaadittuja muodollisuuksia.

Liikeviestin rakenne on tyypillinen. Perinteisesti se sisältää:

• käyttöönotto;
• pääosa;
• johtopäätös.

Johdanto tiivistää kirjeen tarkoituksen. Pääosassa kuvataan kysymyksen ydin. Lopuksi on toivottavaa tiivistää pääosan sisältö esimerkiksi päätelmien muodossa. "Jälkikirjoitukset" ja erilaiset alaviitteet eivät ole toivottavia.

Yhteenvetona voidaan todeta, että muotomanipulaatioita muistuttavat lauseet ovat sopimattomia, kuten: "Toivon molempia osapuolia hyödyttävää kumppanuutta" ja niin edelleen. On parempi sanoa hyvästit liikekirjeessä yksinkertaisilla lauseilla - "Ystävällisin terveisin", "Ystävällisin terveisin" ja niin edelleen.

Viestin alareunassa on koko nimi, työn tila, yrityksen nimi ja allekirjoitus. Myös yhteyshenkilöiden puhelinnumerot ilmoitetaan.

Taulukot ja kaaviot on liitetty erillisenä tiedostona (pakettina), josta käy ilmi kirjeen lopussa. Jos liitteitä on ryhmä, annetaan niiden nimiluettelo.

Voit käyttää lyhenteitä ja erikoislyhenteitä vain, jos olet varma, että vastaanottaja varmasti ymmärtää ne.

Jotta teksti olisi loogista täsmällisyyttä ja johdonmukaisuutta liikesanastossa, seuraavia puhekuvioita käytetään sideaineina:

• tästä syystä;
• edellä mainitun perusteella;
• tämän takia;
• tietojen mukaan;
• Tämän perusteella;
• Ottaen huomioon;
• muu.

Virtuaalitilassa liike-elämän vuorovaikutus, joka edustaa kommunikaatiota miniatyyrinä, on spesifistä ja vaatii vähintäänkin asianmukaisten etiketin sääntöjen noudattamista. Pätevä kirjoitustyö sisältää käytännön mukaisesti seuraavien huomautusten toteuttamisen koskien määrää, kielinormeja, rakennetta ja muotoa.

• Aiheen kaavan on ehdottomasti vastattava tekstissä mainittua aihetta. Näin voit virittää lukijan nopeasti haluttuun liiketunnelmaan.
• Sähköpostitse lähetettävän asiakirjan optimaalinen määrä mahtuu "yhdelle näytölle", tekstin enimmäismäärä - yksi A4-arkki.
• Liitteiden optimaalinen koko on enintään 3 MB.
• Suosittelemme "pakkaamaan" lähetetyt tiedostot tavallisiin Zip- tai Rar-koodauksiin. Muut ovat usein estetty siirron aikana.
• Hyperlinkkien tulee olla vakiomuotoisia (sininen, alleviivattu).
• Vastaus vastaanottajalle tulee sijoittaa kirjeen yläosaan, alkuun, ei alareunaan. Tämä säästää kynäkumppanin edellisen tekstin tarpeettomalta ja pakotetulta vierittämiseltä.

• On tarpeen käyttää kirjeen kieltä, jota kumppani ymmärtää mahdollisimman paljon. Kysymys ammattimaisuuden, yrityksen sisäisen sanaston, slangi-ilmaisujen ja lyhenteiden käytön tarkoituksenmukaisuudesta (erityisesti ulkoisessa kirjeenvaihdossa) viestissä ratkaistaan ​​erikseen, riippuen asiayhteydestä ja kirjekumppaneiden ominaisuuksista.
• On tärkeää ilmoittaa kumppanillesi hänen viestin vastaanottamisesta - tämä on merkki hyvistä tavoista ja osa liikeetikettiä, joka osoittaa kunnioitusta häntä kohtaan.
• Vastauksen tulee olla mahdollisimman nopea. Jos jostain syystä ei ole mahdollista vastata nopeasti, tulee kumppanille ilmoittaa hänen kirjeensä vastaanottamisesta ja ilmoittaa vastausaika. Eettinen ja mukava tauko ennen vastauksen antamista on 48 tuntia viestin vastaanottamisen jälkeen. Tämän ajan jälkeen henkilö yleensä uskoo, että viesti on kadonnut tai jätetty huomiotta. Liiallinen tauko kirjeenvaihdossa liittyy usein kumppanin menettämisen riskiin, ja se tulkitaan liiketoiminnassa eettisten normien rikkomiseksi.
• Viestin loppuun tulee laittaa poikkeuksetta kaikissa kirjeissä mainitut yhteystiedot postitusjärjestyksestä riippumatta.
• Siirron aikana on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota yksityisyyteen liittyviin kysymyksiin.

Lisätietoja liikekirjeenvaihdon etiikasta on seuraavassa videossa.