Ajanhallinta: kuinka tehdä kaikki ajoissa?

Monet ihmiset valittavat koko ajan ajan puutteesta. Haluan, että minulla on aikaa suorittaa monia tehtäviä, mutta mitään ei tapahdu. Tästä syntyy hermostunut jännitys, suhteet rakkaisiin heikkenevät. Jos mitään ei tehdä, aika kuluu kuin hiekka. Ja sitten voit menettää kaiken, mikä on arvokkainta: työn, ystävät, perheen. Jotta tämä ei tapahdu, sinun on opittava jakamaan potentiaalisi, jotta voit tehdä eri asioita oikein.

Ajan suunnittelu on hyvin erityinen prosessi. Se koostuu hallita aikaa, jonka henkilö käytti mihin tahansa toimintaan... Samalla he sisällyttävät tarkoituksella tehokkuuden tähän prosessiin. Tämä tarkoittaa, että tässä käytetään sellaisia ​​menetelmiä kuin tavoitteiden asettaminen, kustannusseuranta ja priorisointi. Ajanhallinta on taidetta, joka on välttämätön minkä tahansa liiketoiminnan edistämiselle.

Tämä tekijä sisältää sellaisen käsitteen kuin työajan puute. Se tapahtuu, kun aktiivinen prosessi on järjestetty lukutaidottomasti. Tämä vaikuttaa työn laatuun ja tehokkuuteen.

Aikaongelmia töissä syntyy, kun pohjimmiltaan jotkut tärkeät tehtävät jäävät ratkaisematta.

• Kun ihminen ei tiedä selkeää aikataulua tuleva työpäiväsi.
• Kun suunniteltua työtä ei tehdä ajallaan, ja tämän seurauksena aktiiviset hetket menevät päällekkäin. Tällöin henkilö pakotetaan suorittamaan virkatehtäviä kotona. Ja tämä tarkoittaa, että kotitaloustarpeiden (pesu, siivous) hoitamiseen varattu aika on siirtymässä.
• Tämä tapahtuu seurauksena voimien hajottaminen. Sitten tietyt kohdat jätetään huomioimatta.
• Tärkeitä asioita häiritä päätyötä.
• Ihmisen jatkuvasti kiire siksi erittäin väsynyt.
• Jos työntekijä ei vastaa virkaa, silloin hänellä on myös ongelmia ajan kanssa.
• Kun ei ole motivaatiota täysimittaiseen työhön.
• Yksilöllinen ei voi sovittaa yhteen tarpeitaan mahdollisuuksien kanssa.

Jokaiselle on selvää, että aikaa ei voi hallita, mutta sen voi käyttää tehokkaasti.

Ja tämä termi tarkoittaa myös kaikkien aikaresurssien kirjanpitoa, allokointia ja nopeaa likimääräistä suunnittelua.

Kun elät periaatteen "tee enemmän ja työskentele vähemmän" mukaan, elämä rikastuu. Kykyä hallita aikaa voidaan kehittää.

Kun ihminen pyrkii kattamaan kaiken kerralla, mutta ei vaivaudu suunnittelemaan ja hallitsemaan tilannetta, ongelmia syntyy ajan myötä. Sitten hänestä näyttää, että arvokkaat tunnit kuluvat hukkaan.

Siksi on välttämätöntä lähestyä pohjimmiltaan erilaisten asioiden toteuttamista edistävien voimien ja resurssien jakoprosessia. Jos kaikki on jaettu oikein, kaikki voidaan tehdä ajoissa.

Tämä on ehdottomasti tärkeä seikka. Se on aloitettava luomalla tähän sopiva ympäristö. Jos puhumme työpaikasta, niin tässä sinun pitäisi ensinnäkin Ympäröi itsesi miellyttävillä asioilla ja poista kaikki tarpeettomat asiat silmistäsi. Tämä koskee sekä aineellisia että ei-aineellisia hetkiä.

Pöydän yläpuolelle voidaan asentaa erityinen magneeteilla varustettu taulu. Joka päivä sinun on laadittava suunnitelma erilaisten toimintojen toteuttamiseksi, jossa kaikki lasketaan minuuteissa.

Ja muista se nämä toimet ovat pitkän aikavälin suunnittelua. Sinun täytyy tottua siihen. Keskity työhön, se ei ole sinulle taakka.

Samaa voidaan sanoa kotitöistä, joita sinun on tehtävä joka päivä. Tässä tapauksessa kannattaa myös tehdä erityinen suunnitelma. Siksi luo se ja aseta se magneetin kanssa jääkaappiin.

Oletetaan esimerkiksi, että aiot pestä likapyykkisi illalla töiden jälkeen. Nykyajan ihmiset käyttävät erikoiskoneita. Siksi sinun ei tarvitse tuhlata aikaa itse pesuun. Tässä asiassa tärkeintä ei ole unohtaa toteuttaa suunnitelmaa, nimittäin: lataa pyykkiä ja käynnistä laite. Ja sitten se tekee kaiken työn itse. Sillä välin pyykki pestään koneessa, voit ommella irti revityn napin tai kuoria perunat.

Sinun on jopa suunniteltava, mitä syöt illalliseksi. Ruoat, joiden kypsennys kestää hyvin kauan, on parasta siirtää viikonlopulle. Arkisin yksinkertaisemmat reseptit sopivat.

Tämän ehdon täyttämiseksi on tarpeen määrittää keskeiset toiminta-alueet. Esimerkiksi, yritä valita kiireellisimmät tehtävät ja laittaa ne kärkiluetteloon.

Esimerkiksi juuri tulevana kuukautena haluat ylitäytä suunnitelmasi ja parantaa suorituskykyäsi. Jos olet myyntipäällikkö, sinun on luotava tavoite, nimittäin: soittaa eri tarjouksilla paitsi jo luotulle asiakaskunnalle, myös houkutella tähän prosessiin entistä enemmän toiminnastasi kiinnostuneita ihmisiä.

Tätä varten tarvitset osoittavat likimääräisen kannattavuusluvun, joka epäilemättä kasvaa toteutettujen toimenpiteiden seurauksena. Tämä on tavoitteesi ja samalla odotettu tulos.

Suunnilleen samat toiminnot voidaan tehdä, jos haluat ensi kuussa ehtiä suorittaa tiettyjä arkeasi parantavia tehtäviä ja toteuttaa henkilökohtaisia ​​tavoitteita, esimerkiksi remontoida asuntoasi loman aikana.Usein käy niin, että ihmiset ovat suunnitelleet yhden asian, mutta lopputulos on täysin erilainen.

Ensimmäinen kohta on käteiskulut. Päätä niistä. Kirjoita sitten yksityiskohtaisesti kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä, ja visualisoi tulos. Voit tehdä tämän ripustamalla jääkaappiin piirustuksen, joka osoittaa kaiken suoritetun työn.

Esimerkiksi lomasi ensimmäisenä päivänä tilaat kaikki tarvittavat materiaalit, joita käytetään viimeistelyyn. Jos sinun on varattava tähän enemmän aikaa, varaa se.

Tilauksen saaminen rautakaupasta kestää vielä yhden päivän. Kaikki tarvittavat komponentit on tarkastettava ja niiden väliaikainen sijainti määritettävä. Mieti tätä kysymystä huolellisesti ja päätä tehdyn työn tuloksesta.Suunnittele seuraavaksi kaikki toimintasi järjestyksessä. Esimerkiksi kun olet valmis korjaustoimiin tuontimateriaalien osalta, kirjoita ylös jokainen päivä itse kotitöiden suorittamisen suhteen.

Yhtäkkiä jokin menee pieleen, ja yksi manipulaatioista vie hieman enemmän aikaa kuin aiemmin oli suunniteltu. Saatat esimerkiksi tuntea olosi huonoksi ja toipuminen kestää useita päiviä.

Tämä tapahtuma on toteutettava mahdollisimman varovaisella tavalla. On parasta tehdä tämä paperille ja asettaa se näkyvimpään paikkaan.

Ja muista se näitä sääntöjä tulisi soveltaa sekä työtehtäviin että kotitöihin. Niille, jotka ovat hieman hajamielisiä, sinun on ajoitettava kaikki toimet minuutti mukaan. Jotta et unohda, että olet ajallisesti rajoitettu, laita "muistutuksia" puhelimeesi tai herätyskelloon. Kun tehtävä on valmis, ylitä se luettelosta.

Tämä tärkeä kohta on suoritettava erityisen huolellisesti, muuten kulutat mahdollisimman paljon energiaa, väsyt, tuhlaa aikaa ja tavoitetta ei saavuteta.

Lounaan jälkeen tunnet olosi tyytyväiseksi työhösi. Tämä tekijä lievittää stressiä ja asettaa sinut positiiviseen suuntaan.

Työssä tämä vaihtoehto on pakollinen. Laadi yleisen toimintasuunnitelman lisäksi vielä yksi - ylimääräinen. Tee tavoitteen asettamissuunnitelmassa kohdat, jotka sinun on suoritettava "tässä ja nyt". Ja anna sitten kaiken mennä alenevassa tärkeysjärjestyksessä.

Oletetaan, että olet jo aloittanut suunnittelun, mikä tarkoittaa, että tiedät jo, kuinka paljon aikaa tiettyyn työhön kuluu. Siksi voit helposti päättää ajan, jonka sinun on varattava jollekin tapahtumalle.

Tietenkin, jos työnnät rajojasi, et saa odotettuja tuloksia ajan suunnitteluksi kutsutusta toiminnasta. Kaikki tämä tapahtuu banaalista syystä. Se on vain, että aivosi ovat niin sanottu tietokone. Jos sen toiminnot ovat kohtuuttomia, se yksinkertaisesti epäonnistuu ja saat stressaavan tilanteen tehokkaan työn sijaan.

Jokaisen, jopa erittäin kiireisen ihmisen, tulisi omistaa aikaa henkilökohtaisiin tarpeisiinsa.

Tämän toiminnon ansiosta lepäät ja siivoat ulkonäkösi.

Niitä on suuri määrä, mutta suosituimmat ovat Eisenhower-matriisi ja ns. Stephen Coveyn päiväkirja. Ajatellaanpa niitä järjestyksessä.

Ensimmäinen on Eisenhower-matriisimahdollistaa itseorganisaatiomenetelmien käytön. Matriisisuunnittelija on aina ollut hyvin kiireinen, joten hän keksi matriisin, joka auttaa sinua saamaan enemmän irti ajasta. Tämä keksintö näyttää 4 neliöltä, joiden pohja on kahden akselin muodossa. Jokainen niistä kirjaa suoritettavat toiminnot. Näin syntyy kaavio, joka näyttää, mitkä asiat on tehtävä ensin ja mitkä myöhemmin.

Osasto "A" sisältää aina kiireelliset asiat, jotka pitää hoitaa päivän aikana. Muista, että tämän osion tulee melkein aina olla tyhjä. Jos se täyttyy usein, se osoittaa, että olet järjestäytymätön henkilö.

Osa "B" koostuu ei kovin kiireellisistä, mutta erittäin tärkeistä tapauksista. Tässä osiossa kirjoitetut tapaukset on aina asetettava etusijalle. Uskotaan, että jos teet liiketoimintaa vain tästä osiosta, saavutat suuren menestyksen toiminnassasi.

Osassa "C" esitellään tapaukset, jotka voivat viedä huomion päätoiminnasta. Ne vaikeuttavat ihmisen keskittymistä. Nämä ovat erilaisia ​​juhlatilaisuuksia, tapaamisia merkityksettömien ihmisten kanssa ja vastaavia.

Osa "D" sisältää ne asiat, joita ei yleensä kannata tehdä. He "syövät" arvokasta aikaa. Nämä ovat keskusteluja ystävien kanssa, tarpeetonta kirjeenvaihtoa sosiaalisissa verkostoissa ja paljon muuta.

Kun käytät matriisia oikein, opit olemaan häiritsemättä pikkujuttuja ja hallitsemaan aikaasi oikein.

On muitakin tekniikoita, esim. Stephen Coveyn päiväkirja. Sen sovellus opettaa priorisoimaan. Jos hyödynnät kirjailijan neuvoja, voit hankkia erittäin tehokkaan henkilön taidot. Päiväkirjasta opit mitä termi "ajanhallinta" tarkoittaa ja miten ensisijaiset tavoitteet saavutetaan. Tätä varten sinun on sovellettava nelikerroksista suunnittelumenetelmää. Piiri on kolmion muotoinen. Jaamme sen 4 osaan ja ylhäältä alkaen syötämme jokaiseen osaan seuraavat:

• suunnitella päivittäin;
• viikoittainen suunnitelma;
• asettaa tavoitteita;
• määritellä arvot.

Tämä luo henkilökohtaisen tuottavuuspyramidisi. Tarkastellaan nyt jokaista kohdetta erikseen.

• Ensimmäinen kohde sisältää arvojen määrittely. DNämä asiat ovat meille kaikkein tärkeimpiä. Koko elämämme koostuu niistä. Siksi ne ovat pyramidin pohjalla.
• Tämän kohdan jälkeen tulee seuraava. Sovi siihen aiotut tavoitteet
• Monet tapauksia suunnitellessaan laittavat tasa-arvon kaikkien tapausten väliin. Et voi tehdä sitä. Jos haluat korostaa suurimman osan niistä, ajoita toimintasi viikoittain. Tee niin sanottu viikkokompassi. Hänen pääkysymyksensä pitäisi koskea tämän viikon tärkeitä asioita.
• Ja tuottavuuden huippu on kohta "suunnitelma päivittäin"... Täällä voit tarkistaa aiemmin hahmotellut sopimuksi, tehdä realistisen tehtäväluettelon ja priorisoida.

Lopuksi totean, että sinun on elettävä pääarvojesi mukaisesti. Tätä varten on tarpeen selventää niitä.

Määritä seuraavaksi henkilökohtaiset sitoumuksesi. Voit tehdä tämän jakamalla tavoite useisiin osiin.

Ymmärtäminen, että vuorokaudessa on vain 24 tuntia, auttaa ratkaisemaan tämän ongelman. NSettä aika on jaettava tietyllä tavalla.

• Työpäivä kestää noin 8 tuntia... Näistä noin 5 tuntia pidetään tehokkaimpana. Jäljellä oleva aika kuluu yleensä ei kovin tehokkaisiin toimintoihin. Työntekijöiden välisiä keskusteluja, puhelimessa käytäviä abstrakteja aiheita ja paljon muuta.
• Lounastauko kestää 1 tunnin.
• Vastaanottaja töihin ja takaisin, toiset viettävät puoli tuntia, kun taas toiset jopa 3 tuntia.
• Kun ihminen palaa kotiin, hän jatkaa kotitöiden toteuttamiseen. Ne kestävät noin 5 tuntia.

Yksinkertaisten laskelmien tuloksena näemme, että kiireisellä ihmisellä on hyvin vähän aikaa nukkua.

Et tule toimeen ilman kauppamatkaa. Ruoan valmistusta varten sinun on ostettava elintarvikkeita. Silti on tapauksia, joita voidaan kutsua "tyhjiksi". Ajatellaanpa niitä järjestyksessä.

• Ostoksia ilman rahaa. Tällaiset matkat johtavat sekä henkiseen että fyysiseen väsymykseen. Tulet turhautumaan rahan puutteeseen ja olet melko väsynyt. Tällaisten kuormien jälkeen tehokas aktiivisuus laskee.
• TV-ohjelmien katsominen, jotka eivät sisällä semanttista tietoa.
• Kirjeenvaihto tai muu viestintä Internetissä... Tämä on usein tyhjää puhetta.

Tämä luettelo on paljon enemmän kuin luetellut kohdat. Ja monet menettävät turhaan ja tarpeettomasti arvokkaita tunteja, jotka voitaisiin käyttää muihin, tärkeämpiin asioihin.

Sitten on tarpeen "ottaa mieleen" ja kehittää tekniikka ajan jakamiseen. Sen pitäisi kiinnostaa kaikkia poikkeuksetta. Ja jopa äitiyslomalla olevat naiset ja kotiäidit.

Katsotaanpa nyt erityisiä vinkkejä.

• Hanki yksinkertainen muistilehtiö jossa kaikki päivittäiset tehtäväsi tallennetaan kohta kohdalta. Tämä auttaa sinua järjestämään toimintasi oikein.
• Voit käyttää neurolingvistisen ohjelmoinnin menetelmällä. Nimittäin: sinun on löydettävä hetki, joka voi saada sinut työhön. Tällaiset harjoitukset merkitsevät eräänlaisen "napsautuksen" esiintymistä. Esimerkiksi aina, kun aloitat työsi, käytä samaa suosikkimusiikkia. Ajan myötä siihen tottuu sekä työhön. Tietty melodia liittyy työhön.
• Muista levätä. Uskokaa minua, jos väsynyt henkilö pakotetaan tekemään työtä, hänen toimiensa tehokkuus vähenee merkittävästi.
• Toinen tekniikka, jonka ranskalaiset keksivät. Tehdä vaikeita tehtäviä aamulla ja loput iltapäivällä.

Tehokas ajankäyttö voidaan saada hallintaan. Tätä varten on tiettyjä temppuja.

• Suurin virhe on päivän jokaisen minuutin suunnittelu.... On tarpeen ottaa huomioon odottamattomat olosuhteet. Jätä siis vapaa-aikaa. Näin voit varata arvokkaita minuutteja äkillisten ongelmien ratkaisemiseen.
• Opi sanomaan ei, kun luulet tarvitsevasi. Joskus törmäät ihmisiin, jotka yrittävät siirtää ongelmansa muiden ihmisten harteille. Siksi sinun on voitava kieltäytyä sellaisista ihmisistä.
• Suunnitelma lomasi.