Ajanhallinta: määritelmä, tekniikat ja oppiminen

Aikakoneen omistaminen ei ole ollenkaan välttämätöntä ajan oikein hallitsemiseksi, mutta voimien sekuntien jakautumisen sääntöihin kannattaa tutustua. Varsinkin niille, joille sanat "aika on rahaa" eivät ole tyhjä lause, vaan elämän motto. Jos olet yksi heistä, sinun on elintärkeää hallita ainakin perusajanhallintataidot.

Ajanhallinta on kirjaimellisesti käännettynä englannista "ajanhallinta". Tämä ei tarkoita, että kun olet oppinut tällaisen taiteen, voit siirtyä menneisyyteen tai tulevaisuuteen. Ajanhallinnan päätehtävä on tehdä elämäsi jokaisesta minuutista tehokas. Ja kyse ei ole vain työstä, vaan koko järjestelmästä, joka yhdistää elämämme monet elementit. Yksinkertaisesti sanottuna ajanhallinta määrittää aikataulumme päivälle, viikolle, kuukaudelle tai jopa vuodelle.

Älä usko, että tätä määritelmää ja käsitettä käytetään vain liiketoiminnassa. Kotiäidillä ei myöskään usein ole tarpeeksi aikaa tehdä kaikkia kotitöitä. Ja usein tämä ei tapahdu ollenkaan, koska heillä ei ole tarpeeksi voimaa, he eivät yksinkertaisesti kohdista kunnolla aikaa ja vaivaa.

Ensinnäkin ajanhallintaa käytetään lisäämään jokaisen yksittäisen työntekijän henkilökohtaista tehokkuutta työpaikallaan ja sen seurauksena koko organisaation tuottavuutta, olipa kyseessä huipputekninen työstökonetehdas tai kauneushoitola. Jotta voit valita oikean ajankäytön, jota tämä tai tuo henkilö käyttää, sinun on ensin tutkittava paitsi hänen henkilökohtaisia ​​tavoitteitaan ​​ja tavoitteitaan, myös henkilökohtaisia ​​​​ominaisuuksia, tavoitteiden neliötä ja jopa biorytmejä.

Jos lasket kaikki henkilöresurssit oikein, kaikilla, jopa kiireisimmillä ja kysytyimmällä asiantuntijalla, on aina tarpeeksi aikaa sekä työhön että lepoon.

Ajanhallintatyön perusperiaatteena on jakaa taakka oikein itselle ja ajalle. On tarpeen korostaa päätehtävät ja päästä eroon "ajan syöjistä". Sen absorboijia ovat viestintä Internetissä tai toimistossa, joka ei merkitse sinulle mitään, tarpeettomien uutisten tai mainospostitusten katsominen, jotka tulevat postiisi tai tekstiviestien muodossa, lukuisat savu- tai teetauot ja niin edelleen.

Ennen kuin saat aikataulusi oikein, sinun on priorisoitava. Yhden tunnetuimmista ja tehokkaimmista menetelmistä tähän on kirjoittanut Amerikan yhdysvaltojen 34. presidentti Dwight D. Eisenhower. Lopputulos on seuraava. Jaa kaikki suunnitellut toimet 4 osaan:

• kiireellinen ja tärkeä;
• kiireellinen mutta ei tärkeä;
• tärkeä, mutta ei kiireellinen;
• ei kiireellinen ja merkityksetön.

Ensin erotetaan vehnä akanoista ja valitaan mitä todella tarvitsemme. Pitääkö sinun todella mennä huomenna kauppaan ystäväsi kanssa auttamaan häntä valitsemaan syntymäpäivälahja äidilleen? Ehkä hän selviytyy tästä tehtävästä rauhallisesti yksin? Käytät tämän ajan johonkin, joka on todella vaivan arvoista. A muista kuinka monta tuntia käytit merkityksettömiä keskusteluja saman ystävän kanssa puhelimessa, ja nyt kuvittele kuinka paljon olisit voinut tehdä tänä aikana.

Kuinka monta tuntia päivässä käytät katsomalla sosiaalisissa verkostoissa tuntemiesi ihmisten kuvia? Mutta tämä ei ole vain arvokasta aikaasi, vaan myös tunteita, joita voidaan käyttää paljon tehokkaammin. Sama pätee "ulkoistumiseen" pasianssipelien pelaamiseen ja muuhun "jännittävään" viihteeseen.

On mahdotonta käsittää äärimmäisyyttä, ja jotta et masennu siitä, että et aina tee mitään, älä nosta rimaa aluksi. Sisällytä suunnitelmaan juuri sen verran kuin on realistista toteuttaa ja jätä aina vähän aikaa varaukseen, jotta odottamattomien esteiden tai kiireellisten ongelmien edessä on aikaa selviytyä molemmista.

Ennen kuin aloitat tietyn tehtävän, päätä tavoite, johon pyrit. Miksi sinun täytyy pyyhkiä työpöytäsi viidennen kerran viikossa? Oletko täydellisen puhtauden kannattaja? Onko tämä totta vai haluatko vain kääntää huomiosi pois liiketoiminnasta kostealla liinalla? Miksi menit kaatamaan teetä kymmenennen kerran päivässä, halusitko todella juoda sitä vai oliko tämä hajamielinen päätehtävistäsi?

Toinen vivahde, joka on otettava huomioon tavoitteen saavuttamiseksi ajoissa, ei ole yliarvioida sitä. Ymmärrä, miksi otat suuren projektin. Mitä haluat saavuttaa - rahaa, mainetta, kunniaa kollegoilta tai ylennystä. Vain ymmärtämällä, mikä on todellinen tavoite, voit täysin motivoida itseäsi ja olla kiireinen töissä ilman, että ulkopuoliset asiat häiritsevät sinua.

Käytä jokaista voittoa polttoaineena tulevalle matkallesi. Anna itsellesi arvosanat tai ripusta "mitalit". Jos sait projektin valmiiksi ajoissa tai teit sen etuajassa, älä tartu heti seuraavaan, nauti ”lopetushetkestä”, muista nämä tunteet ja vasta sitten eteenpäin. Muista palkita itsesi hyvin tehdystä työstä.

Älä tartu kaikkeen. Sinulla ei ole kymmentä kättä, ja sinulla on vain yksi pää. Käsittelemällä useita asioita samanaikaisesti, vaarana on, että et saa mitään niistä valmiiksi, et ainakaan pysty tekemään sitä laadukkaasti. Se on kuin oppisi runoa ja ratkaisisi fysiikan ongelman samaan aikaan. Se, näet, on epärealistista. Se on sama töissä.

Ja täällä kotitaloudessa, säästää aikaa ja vaivaa, joitain asioita voidaan yhdistää. Onhan perunoiden kiehuessa tai salaattimunien jäähtyessä täysin mahdollista pyyhkiä pölyä ikkunalaudalta tai imuroida esimerkiksi keittiön lattia.

Älä anna yrityksesi kulkea omaa kulkuaan. Tee päivittäinen työsuunnitelma. Ihannetapauksessa tämä tulisi tehdä edellisenä iltana. Kun varaat seuraavan päivän ajan, älä unohda, että ylivoimainen este voi syntyä milloin tahansa. Sinun tulee viedä äitisi sairaalaan tai hakea lapsesi koulusta aikaisin. Anna itsellesi aina aikaa näille "satunnaisille". Jos et tarvitse sitä näihin tarpeisiin, käytä se lisätoimintoihin.

Toinen tärkeä kohta. Muista varata aikaa levätä. Tauot ovat välttämättömiä. Myös taukoja helppoja harjoituksia varten, lounastauko ja jopa soitto lapselle tulisi sisällyttää aikatauluusi.

Lisäksi sinun on laadittava se, ottaa huomioon oman biorytminsä... Jos olet aamuihminen, aseta vaikeimmat tehtävät päivän alussa ja jätä toinen puolisko toimiin, jotka vaativat vähiten fyysistä, henkistä ja moraalista vaivaa. Jos olet "pöllö" ja pääsi alkaa toimia vasta lähempänä lounasaikaa, tee aamulla yksinkertaisimmat tehtävät, tee tärkeitä päätöksiä, kun kehosi on täynnä elinvoimaa.

Sana "sijoitus" tarkoittaa useimmiten taloudellisia sijoituksia. Aiotko sijoittaa johonkin, joka ei koskaan tuota sinulle tuloja? Kukaan ei anna ruplaakaan eilen tuhoutuneelle tehtaalle, koska tämä on kuollut investointi. Sama on ajan kanssa. Älä laita sitä sinne, missä se lentää kuin putki. Toinen keskusteluohjelma kiehtovalla aiheesta on alkanut televisiossa, sammuta näyttö kiireesti. Kysy itseltäsi, miksi tarvitset tätä tietoa? Vain? Joten miksi tuhlata arvokasta aikaasi tähän?

Ystävä soitti ja alkoi taas puhua idioottimiehestään? Lopeta keskustelu nopeasti ja neuvo ystävääsi ottamaan yhteyttä psykologiin tai rekisteröitymään treffisivustolle.

Jos noudatat kaikkia yllä olevia sääntöjä, mutta aika ei vieläkään riitä, kokeile yhtä tekniikoista, joita sekä ajanhallinnan asiantuntijat että "satunnaiset" ihmiset ovat eri aikoina kehittäneet. Yksi maailmanlaajuisesti yleisimmistä menetelmistä on "tomaatti"-tekniikka. Sen keksi tavallinen italialainen opiskelija, jolla ei koskaan ollut aikaa valmistautua kokeisiin.

Eräänä päivänä hän päätti hallita itseään ja aikaansa. Tätä varten käytin yleisintä keittiötyökalua - ajastinta tomaatin muodossa (tästä yksinkertaisen tekniikan nimi). Hän käynnisti ajastimen 25 minuutiksi ja harjoitti tänä aikana vain opintojaan. Kuvittele hänen yllätyksensä, sillä kirjaimellisesti heti hänellä oli tarpeeksi aikaa valmistautua. Yritä tehdä samoin.

Käynnistä ajastin (herätyskello) tietyksi ajaksi, jonka aikana suorita vain yksi tietty tehtävä. Puhelinsoitto, uudesta kirjeestä ilmoittaminen sähköpostitse tai mikään muu ei saa häiritä sinua tästä tehtävästä. Hyvin pian tunnet, että etenet kohti tavoitettasi paljon nopeammin kuin ennen.

Tunne olosi juustonvalmistajaksi, joka käyttää toista suosittua ajanhallintamenetelmää nimeltä Swiss Cheese. Sitä käytetään, jos he eivät voi aloittaa suuren projektin toteuttamista millään tavalla. Tässä tapauksessa ehdotetaan, että tämä projekti esitettäisiin neliömäisenä juustopalana ja aloitetaan valmistamaan siitä sveitsiläistä juustoa, jossa on monia suuria reikiä. Jokainen reikä on erityinen tehtävä, joka on suoritettava lopullisen tuloksen saamiseksi.

Jos et tiedä mistä päästä aloittaa, kokeile ensimmäistä satunnaisesti vastaan ​​tulevaa "reikää". Tee mahdollisimman vähän vaivaa, ja sitten kaikki menee kuin kello. Ainoa ehto on, että et lopeta aloittamaasi. Anna sen, mitä tehtiin, näyttää olevan hyvin pieni osa siitä, mitä suunniteltiin, mutta siirry mihin tahansa vaiheeseen vain päätettyäsi tarkasti, että selviät siitä "yhdellä istumalla". Muuten saat juustoasi monien reikien sijaan yhden suuren, kuilun kaltaisen reiän, johon sekä aika että energia putoavat.

Noudata tarkasti määräaikasääntöä. Termi tuli meille Amerikasta. Kirjaimellisesti käännettynä se tarkoittaa "kuollutta linjaa". Uskotaan, että alun perin tämä oli vankilan linjan nimi, jonka ylittämisen jälkeen vanki tapettiin välittömästi. Paikoissa, jotka eivät ole niin syrjäisiä, tällaisia ​​menetelmiä ei ole käytetty pitkään aikaan, mutta yritysympäristössä se on levinnyt erittäin laajalle. Nykymaailmassa määräaika on aika-avaruuden viiva, jota ei voi ylittää millään tavalla.

Tämä tekniikka on erityisen suosittu etätyötä tekevien keskuudessa. Heille ei ole ketään "sopivaa", joten sinun on asetettava puitteet itsellesi. Sitä käytetään usein myös luovien ammattien ihmisille - toimittajille tai mainonnan tekijöille. Määräajalla on kuitenkin myös välivaihe - punainen viiva (käännettynä "punainen viiva"). Tämä on aika, jolloin karkeat työt on luovutettava - jäljellä oleva aika kuluu asiakkaan mahdollisten virheiden, korjausten ja muutosten korjaamiseen.

Joskus emme vain pääse työhön, koska se tuntuu meistä ylivoimaiselta, kuin norsu. Helpotaksesi itseäsi, jaa suuri tilavuus pieniksi paloiksi. Aloita pienestä.

Sinun on esimerkiksi suoritettava maalaistalon yleissiivous tai remontoitava se. Molemmat kuulostavat uhkaavilta. Ja jos jaat prosessin pieniin vaiheisiin? Tee pöytä, jossa korjaus on yläosassa (yleinen puhdistus), ja sitten alakohdat: ikkunat, ovet, lattiat, huonekalut ja niin edelleen. Samaa mieltä, tällä tavalla työ ei enää tunnu liian vaikealta. Siksi älä tee elefanttia kärpästä.

Jumalallinen menetelmä "Kairos". Muinaiset kreikkalaiset pitivät Kairosta onnellisen hetken jumalana. Ajanhallinnan asiantuntijat ovat päättäneet, että moderni ihminen on matkalla hänen kanssaan. Menetelmän ydin on siinä, että ei tuhlata erillistä aikaa siihen, mitä voidaan yhdistää muihin tapauksiin. Esimerkiksi sinun täytyy ostaa lahja äidillesi 8. maaliskuuta. Päätä, missä haluat tehdä sen ja katso, onko sinulla lähiaikoina muuta liiketoimintaa tällä kaupungin alueella.

Voit ehkä yhdistää 3 tai 4 tavoitetta kerralla yhteen paikkaan (mennä pankkiin täydentämään tiliäsi, ostamaan uutuus ja niin edelleen). Sama koskee liiketapaamisia. Ennen kuin menet neuvotteluihin, muotoile kaikki keskustelukumppanillesi kertyneet kysymykset ja ehdotukset. On mahdollista, että puhelu tai lounastapaaminen riittää ratkaisemaan ne. Äläkä unohda nähdä, onko sinulla muuta tekemistä siellä missä menet.

Voit kokeilla kaikkia tässä artikkelissa antamiamme vinkkejä, mutta yksinkertaisimpia harjoituksia tulee noudattaa ensin. Tee esimerkiksi säännöksi, että hälytystä ei järjestetä uudelleen, kun se soi. 5 tai jopa 10 minuutin kuluttua et saa unta, mutta saatat hyvinkin myöhästyä töistä, minkä jälkeen koet ajanpuutetta koko päivän, etkä tuskin ehdi tekemään kaikkea.

Yleisesti ottaen ajan säästämisessä ei ole erityisiä salaisuuksia. Tässä on vain muutama suositus lisää.

• Käytä kollegojesi tai perheenjäsentesi taitoja. Jaa työsi heidän kanssaan - siirrä valtuuksia. Nuorempi tutkija auttaa sinua varmasti mielellään, ja mies (poika, tytär) selviytyy hyvin perustyöstä, kuten roskien viemisestä tai leivän ostamisesta.
• Jos päätät tehdä ajanhallinnasta elämäntavan, on parempi käydä koulutusta erityisessä seminaarissa tai kutsua tämän alan asiantuntija yritykseen optimoimaan työnkulku.

Tämän artikkelin lukemisen bonuksena tässä on sinulle toinen elämänhakkerointi. Järjestä itsellesi vähintään kerran kuukaudessa ja mieluiten viikoittain "puhdas päivä", joka tulee viettää ilman puhelinta, kommunikoimalla sähköpostitse tai pikaviestinnässä. Tämä on synnytystyö lyhyillä tauoilla, joiden aikana pitää "siivota" kaikki tapaukset, jos yhtäkkiä ei viikon (kuukauden) aikana ehtinyt johonkin.