Eisenhower Matrix - Oikean ajan käyttäminen

Mielettömän nopeasti kehittyvänä aikakautemme näyttää siltä, ​​että aika ei vain kulje, vaan lentää yliäänikoneen nopeudella. Tällaisessa tapahtumien ja päivien kierteessä, joka on täynnä asioita ja suunnitelmia, emme usein pysty toteuttamaan puoliakaan suunnitellusta. Ja haluan olla ajoissa kaikessa. Kuinka käyttää aikaa oikein Eisenhower-matriisin avulla, harkitsemme yksityiskohtaisemmin.

Aika on kaikki mitä meillä on. Se, onko elämämme hyvä vai huono, riippuu suoraan siitä, miten ja mihin käytämme meille varatun ajan. Ja ne, jotka haaveilevat voivansa tehdä paljon matkallaan, oppivat yleensä hallitsemaan aikaansa tehokkaasti. Ajanhallinta (ajanhallinta) ei ole muuta kuin suunnittelua. Se auttaa lakkaamaan murehtimasta katkeraa tunnetta siitä, että aikaa on vähän, siitä puuttuu kovasti ja sen vuoksi ei ole aikaa tehdä mitään.

Olipa kerran kuuluisa amerikkalainen sotilaallinen ja poliittinen johtaja Dwight David Eisenhower, joka oli myös Yhdysvaltain presidentti, ryhtyi vakavasti etsimään ratkaisua tehokkaan suunnittelun ongelmaan. Ja hän onnistui löytämään ratkaisun tähän ongelmaan, hän jopa keksi oman ajanhallintajärjestelmä.

Kävi vain niin, että ihmisen aivot näkevät helpommin ja paremmin jäsenneltyä, eli tiettyyn järjestelmään tuotua tietoa hyllyihin jaoteltuna. Samalla nämä hyllyt olisi kiva visualisoida, tehdä niistä visuaalisia esimerkiksi jonkinlaisten kaavioiden tai kaavioiden avulla.Tämä tapausten jakautumisen periaate on Eisenhower-matriisin taustalla, joka on yksi tehokkaan ajanhallinnan teorian johtavista menetelmistä.

Asia- ja toimintasuunnitelman visualisointi matriisin avulla on hyvin yksinkertaista. Piirrä neliö paperille, jaa se kahdella kohtisuoralla viivalla neljään yhtä suureen marginaaliin. Sinun pitäisi saada ikkuna, jossa on ristin muotoinen ristikko. Nämä kentät jakavat asiasi 4 ryhmään, joista jokainen riippuu tärkeydestä / merkityksettömyydestä ja kiireellisyydestä / ei-kiireellisyydestä. Viivojen leikkauspisteestä muodostettuja kenttiä kutsutaan kvadranteiksi (matemaattinen käsite) ja ne merkitään seuraavasti:

• Kvadrantti A (tärkeät ja kiireelliset tehtävät);
• B-kvadrantti (tärkeät, mutta eivät kiireelliset tehtävät);
• S-kvadrantti (ei tärkeä, mutta kiireelliset tehtävät);
• Kvadrantti D (ei-tärkeät ja ei-kiireelliset tehtävät).

Eisenhower Matrixilla on sekä etuja että haittoja. Kuvataan molemmat ja aloitetaan eduista.

• Huolimatta nimestään "matriisi", joka sisältää jotain monimutkaista, järjestelmä on itse asiassa erittäin helppo ymmärtää ja soveltaa ilman vaikeuksia.
• Tapaukset, tavoitteet ja tavoitteet on jaettu vain 4 luokkaan, mikä auttaa navigoimaan niissä paremmin.
• Tehtävien jakaminen kiireellisyys- ja tärkeyskriteerien mukaan mahdollistaa ei-kiireellisten ja ei-tärkeiden asioiden työntämisen taka-alalle, jolloin tärkeät ja kiireelliset asiat tulevat esille. Näin tapausten analysointi ja suodatus tapahtuu. Ne, joiden ei tarvitse käyttää aikaa ollenkaan, poistetaan.
• Suurin etu on, että matriisin avulla ajankäytöstä voidaan tehdä mahdollisimman tehokasta, mikä puolestaan ​​mahdollistaa kaiken suorittamisen ajallaan.

Tässä järjestelmässä on myös haittoja.

• Matriisi on tehoton pitkän aikavälin suunnittelussa. Se sopii ajankohtaisten tai lähitulevaisuudessa laskettujen asioiden hoitamiseen.
• Kun päivittäisiä tavoitteita ei ole, tällaista järjestelmää ei tarvitse soveltaa.
• Jotta matriisia voidaan käyttää tehokkaasti, sinun on jaettava tavoitteet nopeasti ja tarkasti ryhmiin. Tätä varten on ymmärrettävä, mihin niistä voidaan antaa "tärkeä" tutkinto ja mitkä tavoitteet eivät ole kovin tärkeitä, mitkä on suoritettava kiireellisesti ja mitkä ovat valinnaisia. Tällainen koulutus vie aikaa, eli matriisi ei ala "toimia" sinulle heti, mutta tämä on miinus.
• Ja edellisen kappaleen seurauksena voi olla virheitä tapausten määrittämisessä tiettyyn tilaan.

Tarkastellaan matriisin jokaista kvadranttia yksityiskohtaisemmin.

Jos olet suunnittelun mestari, A-kvadrantti on tyhjä. Jos siinä on tapauksia, tämä osoittaa huonoa organisaatiotasi. Myönnät koulutuksen kiireisiin töihin ja tukkeutumiseen liittyvissä asioissa. Syy tähän kuvaan on pääsääntöisesti laiskuus.

Tai saatat priorisoida väärin. Tietenkin joskus tällaiset tilanteet ovat sallittuja, mutta kun tätä havaitaan järjestelmällisesti, on yksinkertaisesti välttämätöntä työskennellä henkilökohtaisen itsekurinsa parissa. Jotta vältettäisiin villityksen "rattuminen" A-kvadrantissa, on välttämätöntä selviytyä ajoissa jäljellä oleviin kenttiin syötetyistä tehtävistä.

Mutta pieni tehtävälista A-kvadrantissa voidaan silti tehdä. Se voi olla:

• terveysasiat;
• teot, joiden epäonnistuminen voi aiheuttaa ongelmien syntymistä, heikentää elämänlaatua, uhata perheen ja työn hyvinvointia;
• tapaukset, joiden epäonnistuminen vaikeuttaa merkittävästi polkua päätavoitteiden saavuttamiseen tai johtaa niiden epäonnistumiseen;
• ulospääsy erilaisista hätä- ja kriisitilanteista.

Jos sinulla on kuitenkin paljon pisteitä tässä kvadrantissa, yritä poistaa ne. Ja älä unohda, että joidenkin tärkeiden ja kiireellisten luettelon kohteiden täyttäminen voidaan käsitellä uudelleen, delegoida jollekin luotetuista henkilöistä, ei ole tarpeen kantaa kaikkien asioiden koko taakkaa vain itsellesi.Tämä lähestymistapa auttaa sinua selviytymään A-kvadrantin täyteydestä nopeammin.

Havainnot osoittavat, että ihmisistä, jotka suosivat ongelmien ratkaisemista B-kvadrantista, tulee menestyneimpiä, nousevat uraportaat nopeammin, ovat taloudellisesti vauraimpia, heillä ei ole aikaa ja he elävät harmonista, tyydyttävää elämää. Ei-kiireelliset tehtävät kuuluvat lupaavimpien ja tärkeimpien luokkaan, ja jos henkilö kiinnittää niihin päähuomionsa, kaikki menee hänelle oikein.

On syytä muistaa, että kiireellisyyden puute ryhmässä B johtaa toisinaan esitettyjen kohtien toteuttamisen viivästymiseen, ja ne siirtyvät ryhmään A, jossa ne edellyttävät jo nopeaa reagointia. Jos ratkaiset tärkeitä, mutta ei kovin kiireellisiä tehtäviä vähitellen ja säännöllisesti, tämä prosessi on rauhallinen ja tehokas. Sinun on lähestyttävä tällaista liiketoimintaa vastuullisesti, ja kiireellisyyden puute antaa mahdollisuuden täysin hallita tapauksen etenemistä, saattaa kaikki yksityiskohdat ihanteelliseen tasoon, ajatella selkeästi kaikkia vaiheita, jolloin saadaan lopulta tuottava tulos.

Eisenhower Matrix opettaa ensisijaisesti priorisoimaan oikein. Tämä tarkoittaa, että suunnittelussa tärkeintä on kyky erottaa tärkeitä asioita, jotka johtavat suuriin tavoitteisiin, toissijaisista. Ryhmään C sisällytettävät tehtävät eivät ole tärkeitä, pohjimmiltaan ne häiritsevät tapauksen päätavoitteita, ne eivät edistä edistymistä, vaan päinvastoin vain hidastavat kehitysprosessia. Usein ne häiritsevät keskittymistä tärkeiden tavoitteiden saavuttamiseen ja vähentävät siten menneen ajan tehokkuutta.

Älä sekoita kentän C kiireellisiä asioita, jotka eivät ole tärkeitä, ja kentän A kiireellisiä asioita, jotka ovat vain erittäin tärkeitä. Tämä johtaa pääsääntöisesti siihen, että todella tärkeä jää taustalle. Elävä esimerkki tällaisesta tilanteesta voivat olla jonkun ulkopuolisen määräämät tapaamiset, jotka eivät ole sinulle välttämättömiä, tai tyhjät pitkät keskustelut, menot juhliin ja juhliin, joihin tulevat kutsut ihmisiltä, ​​jotka eivät kiinnosta sinua, jotkut kotityöt, kodinkoneiden rikkoutuminen ja vastaavat. Kyllä, tämä on tehtävä kiireellisesti, mutta näiden tehtävien ratkaiseminen ei ole elintärkeä välttämättömyys, eikä niiden suorittamatta jättäminen aiheuta ongelmia.

Tämän ryhmän luokat eivät anna mitään, päinvastoin, ne voivat vahingoittaa. Ne pitäisi yrittää lykätä myöhempään, ja on parempi jättää ne kokonaan huomiotta. Mutta sinun on tunnettava vihollinen silmämääräisesti - sinun pitäisi ehdottomasti tehdä luettelo sellaisista "tuholaisista" kenttään D, koska juuri nämä toimet "syövät" aikamme. Juuri nämä kotelot ovat niin houkuttelevia ja houkuttelevia monille ihmisille yksinkertaisuutensa vuoksi ja lupaavat tarjota rentoutumista ja nautintoa, viettää aikaa suloisessa autuudessa.

Tällaiset näiden "tapausten" ominaisuudet luovat valtavan kiusauksen käsitellä niitä ensinnäkin, ja anna, kuten sanotaan, koko maailma odottaa. Voi olla äärimmäisen vaikeaa päästä ulos tällaisten pseudotapausten pyörteistä, koska ne raahaavat kovasti ihmistä. Mutta yrityksiä tuhota tapa osallistua niihin ei voida luopua.

Näitä toimintoja ovat:

• keskustelut tyhjästä, tyhjät, merkityksettömät keskustelut (sekä puhelimessa että henkilökohtaisesti);
• sama kuin edellisen kappaleen keskustelut, kirjeenvaihto pikaviestinnässä, sosiaaliset verkostot, kaikenlaiset chatit;
• katsella elokuvia, sarjoja, TV-ohjelmia, jotka eivät kanna semanttista kuormaa, häiritsevät vakavia ongelmia ja asioita, jotka aiheuttavat erilaisia ​​negatiivisia tunteita;
• tietokone- ja muut (ei opetus)pelit.

Lepoa keholle ja sielulle tarvitaan epäilemättä, mutta on monia muita hyödyllisiä tapoja harjoitella sitä:

• laadukkaan kirjallisuuden lukeminen;
• vierailut näyttelyihin, teattereihin ja museoihin;
• älykkyyttä kehittävät pelit;
• tunnit uima-altaalla, kuntosali, retket luistinradoille, retket kaupungin ulkopuolelle luontoon, matkustaminen jne.

Jos et pysty poistamaan D-ryhmän haitallisia toimintoja elämästäsi kokonaan, sinun on yritettävä ainakin viivyttää niitä, kiinnittää niihin huomiota vasta kun ryhmien A ja B asiat ovat valmiit. Mutta yritä vähentää aikaa. käytetty "tyhjiin" toimiin niin paljon kuin mahdollista...

On suuri todennäköisyys, että tapaus liitetään sopimattomaan ryhmään. Tämä on tärkein ongelma painopisteidemme hierarkian rakentamisessa. Helpottaaksesi selviytymistä, sinun on opittava vastaamaan kahteen kysymykseen kahdella sanalla - "kyllä" tai "ei". Esimerkiksi: "Auttaako tämän tapauksen loppuun saattaminen minua pääsemään lähemmäksi päätavoitettani?" Vastaus "kyllä" tarkoittaa asian tärkeyttä, vastaus "ei" tarkoittaa merkityksettömyyttä.

"Jos en ratkaise tätä ongelmaa nyt, menettääkö se merkityksensä huomenna?" Vastaus "kyllä" tarkoittaa asian kiireellisyyttä, vastaus "ei" ei ole kiireellistä. Kun olet määrittänyt kunkin oppitunnin kategorian tällä tavalla, tee asiat ensin ryhmästä A ja sitten ryhmästä B.

Paras aika matriisin luomiseen on aloittaa uusi päivä. Mieti tarkkaan, mitkä tehtävät ovat edessäsi lähitulevaisuudessa ja kirjoita ne muistiin tavallisen listan muodossa. Testaa sitten jokainen yllä olevilla kysymyksillä ja aseta ne laatikoihin vastausten mukaan. Älä unohda mainita pienimpiä ja merkityksettömiä asioita, jotka vain tuhlaavat aikaamme.

Tehtävien kokonaismäärän päätät itse. Kun olet jakanut tapaukset sopiviin luokkiin, voit kirjoittaa muistikirjaan tai luoda puhelimen järjestäjiin tavallisen kätevän luettelon kiireellisyyden ja tärkeyden alenevassa järjestyksessä siten, että luettelon ensimmäiset ovat tapauksia ryhmästä A, toinen ryhmästä B, kolmas. C:stä ja D:stä sinun ei tarvitse kirjoittaa sitä ollenkaan. Muista, että ryhmien A ja C tehtävät on delegoitava perheelle, ystäville, työtovereille tai alaisille. Mutta ryhmä B - nämä ovat asioita, jotka on tärkeää tehdä itse.

Kuka tahansa sitä tarvitseva voi käyttää Eisenhower Matrixia. Se on hyvä, koska se on yhtä hyödyllinen kaikille iästä ja sosiaalisesta asemasta riippumatta: organisaatioiden ja yritysten johtajille ja tavallisille työntekijöille ja työntekijöille, kotiäidille ja opiskelijoille ja kouluissa opiskeleville lapsille.

Katsotaanpa esimerkkiä siitä, miltä Eisenhowerin päivittäiset ennätykset voivat näyttää.

Ryhmä kiireellisiä ja tärkeitä asioita:

• aja auto huoltoasemalle korjattavaksi, koska tarvitsen sitä töihin;
• toimittaa neljännesvuosittainen raportti;
• ratkaise ongelma pankkikortilla.

Ryhmä ei kiireellisiä, mutta tärkeitä asioita:

• kehittää uusi teema ja hahmotella uuden projektin pääsuunnat;
• Lopeta tupakoiminen;
• opi englantia;
• ostaa kuntosalijäsenyyden.

Ryhmä kiireellisiä, mutta ei tärkeitä asioita:

• mene San Sanychin vuosipäivään lakiosastolta;
• onnittele kaikkia sosiaalisissa verkostoissa kevään ensimmäisenä päivänä.

Ryhmä ei-kiireellisiä ja merkityksettömiä tapauksia:

• puhdistaa vaatekaappi;
• pura asioita parvella;
• katso sarja;
• leikkiä papukaijan kanssa.

Eisenhower Matrixia voidaan verrata puhdistusjärjestelmään, suodattimeen, joka poistaa tarpeettomat asiat. Aluksi saatat joutua laatimaan sen päivittäin, mutta kokemuksen kertyessä alat tuntea intuition tasolla, mikä liike mihinkin kategoriaan kuuluu. Ja heti kun tällainen ajanhallintajärjestelmä hallitaan ja opit käyttämään sitä tehokkaasti sekä jakamaan tapaukset oikein kvadrantteihin, tunnet välittömästi vapauden aallon.Sinulla alkaa olla aikaa tehdä kaikki ajoissa ja samalla olla kiirettämättä, elämäsi palautuu normaaliksi, saavuttamattomilta vaikuttavat tavoitteet alkavat yhtäkkiä saavuttaa. Ja sinulle taataan erinomainen kunto ja hyvä mieli, energia ja eloisuus.

Kuri on menestyksen perusta. Varmasti kiinnitit huomiota sellaisiin ihmisiin, joilla ei ole tällaisia ​​​​ominaisuuksia, he ovat loputtomassa pyörteessä loputtomista "asioista" ja tekevät koko ajan jotain tyhjää, merkityksetöntä, mutta heidän lausuntojensa mukaan mahdottoman tärkeää. Ja näiden ihmisten näkemys on jatkuvasti väsynyt, uupunut, eksynyt, onneton. He ovat aina ärsyyntyneitä, kiukkuisia ja levottomuutta.

Jos et halua olla sellainen, etkä halua herättää ihmisissä vain myötätuntoa ja sääliä, sinun on toimittava päinvastaisella periaatteella. Jos kaikki tapahtuu heille ja haluat päinvastaisia ​​tuloksia, sinun on toimittava päinvastaisella tavalla. Nimittäin: laittaa kurinalaisuus järjestykseen, hallita itseorganisaation tekniikat, noudattaa selkeitä suunnitelmia, aikatauluja ja järjestelmiä, ymmärtää selvästi, milloin ja mitä tehdä, ja mikä tärkeintä, mitä varten tämä kaikki on, mikä on tavoite. Ja Eisenhower-matriisi on erinomainen apulainen näissä asioissa.

Loppujen lopuksi ei ole turhaa, että sen perustaja, jonka nimeä hän kantaa, pystyi rakentamaan niin huimaa uran ja tulla yhdeksi Amerikan kansan tunnetuimmista ja rakastetuimmista presidenteistä sekä erittäin menestyneestä sotilasjohtajasta. Ja kaikki tämä huolimatta siitä, että tämä suuri mies syntyi köyhään perheeseen. Voit ottaa mallia sellaisista ihmisistä ja käyttää heidän keksimiään työkaluja.