Yrityskulttuuri

Liikeviestintätaidot ovat välttämättömiä menestyvälle uralle millä tahansa alalla: menestyminen yritysviestinnässä riippuu pitkälti jokapäiväisistä kommunikaatiotaidoista, mutta ammattialalla on omat erityispiirteensä. Yritysviestinnän kulttuurissa on kyse tavoista, joilla olet vuorovaikutuksessa kollegoiden, pomojen, alaisten ja kumppaneiden kanssa, sekä tietyistä säännöistä. On erittäin tärkeää rakentaa kommunikaatiota tilanteesta, päämääristä ja tavoitteista riippuen sekä pystyä nopeasti sopeutumaan muuttuviin tilanteisiin.

Kommunikaatiokulttuuri on laajempi käsite kuin puhetoimien joukko. Se koostuu monista komponenteista. Liikeviestinnän kulttuurissa ulkonäöllä on suuri merkitys: sen on vastattava toimialaasi ja tiettyä tilannetta.

Asiakkaiden kanssa työskentelyyn on yleensä univormu, toimistotyöskentelyyn työpuku, luovien ammattien ihmiset pukeutuvat tietyllä tavalla, ja johtotehtävissä olevien on korostettava asemaansa vaatteilla ja asusteilla. Saattaa vaikuttaa siltä, ​​että ulkonäkö ei liity suoraan yritysviestintään. Kuitenkin se ensimmäinen vaikutelma, jonka teet, määrittää keskustelukumppanin asenteen sinua kohtaan. Jos tämä vaikutelma on kielteinen, vuoropuheluprosessissa joudut käyttämään paljon energiaa kuntouttaaksesi itsesi.

Ei-verbaalinen kieli on yhtä tärkeää viestinnässä. Asentosi, eleesi ja käytöksesi ovat erittäin tärkeitä psykologisesta näkökulmasta. Yritä pitää ilmeesi riittävän huomaamattomina. Elettely on erittäin tärkeää, mutta sen tulee olla kohtalaista, ei liian voimakasta.

Jos olet kumppanivuoropuhelun tuulella, on parasta valita avoin asento.Voit yrittää sopeutua huomaamattomasti keskustelukumppanin asentoon. Jotta vältytään aggressiolta, katsekontaktin tulisi kestää vain muutama sekunti. Neuvottelupöydän ääressä istuminen ei saa olla suoraan keskustelukumppania vastapäätä, vaan hieman sivulta.

Sillä mitä sanot, on yhtä paljon merkitystä kuin sillä, miten sanot sen. On erittäin tärkeää saada luotettavaa tietoa, osata operoida faktoilla ja rakentaa osaavasti keskustelun sisältöä.

Sanojen, intonaatioiden, asennon ja eleiden valinta on tärkeää tietyssä tilanteessa, koska eri tapauksissa erilainen käyttäytyminen on sopivaa. Liiketoiminnan viestintäkulttuuri voidaan jakaa tilanteesta ja tavoitteista riippuen useisiin tyyppeihin:

• Mentorityyppi tarkoittaa rakentamista... Tämä vaihtoehto on tyypillinen harjoittelijoiden koulutusprosessiin, koulutus- ja tieteellisiin tapahtumiin, yksittäisten työhetkien alaisten selittämiseen sekä työskennellessäsi ryhmässä kollegoiden kanssa, jos olet asiantuntija alalla, jolla he ovat vähemmän perehtynyt. Hyvin usein tällainen viestintä rakennetaan monologin muotoon, mutta nykyaikaisessa yritysviestinnässä vuoropuhelua pidetään parempana: jopa oppimisprosessissa yritä saada keskustelukumppanit mukaan keskusteluun ja kuunnella heidän näkemyksiään.
• Motivoiva tyyppi pyrkii kiinnostamaan henkilöä projektiin, vakuuttamaan hänet tämän tai tuon työn tarkoituksenmukaisuudesta, auttamaan työntekijöitä uskomaan itseensä ja tuntemaan itsevarmuutta uuteen tai yksinkertaisesti vaikeaan tehtävään. Menestyksen saavuttamiseksi yritä välttää yleisiä lauseita ja kliseitä. Parasta on näyttää henkilökohtainen esimerkki, kertoa oma tarinasi ja selittää omin sanoin, mikä sinua tarkalleen ottaen houkuttelee tietyssä projektissa.
• Konfrontoiva tyyppi kommunikaatiokulttuuri provosoi keskustelukumppanin vastustamaan sinua, olemaan eri mieltä sinun näkökulmastasi. Tämä tyyppi sisältää useita tekniikoita, joita käytetään eturistiriitojen sattuessa. Useimmiten vastakkainasettelutilanne on tyypillinen neuvotteluille sekä huomion lisäämiseen työskennellessään passiivisen, inertin yleisön kanssa.
• Tietotyyppi neutraalein - sen puitteissa voit yksinkertaisesti välittää tämän tai sen tiedon kuuntelijalle. Yritä välttää sekoittamasta tietotyyppiä muiden kanssa. Jos tavoitteena on tiedottaa keskustelukumppanille, sinun ei tarvitse yrittää luennoida häntä, tartuttaa häntä innostuksellasi tai joutua konfliktiin. Tässä tapauksessa on välttämätöntä, että esitys oli ymmärrettävä - yritä tätä varten sopeutua keskustelukumppaniin ja selittää kaikki käyttämällä esimerkkejä, joita hän ymmärtää.

Suurin osa ammatilliseen toimintaan liittyvistä tärkeistä asioista päätetään henkilökohtaisen viestinnän prosessissa. Seurallisille ja avoimille ihmisille, jotka osaavat esittää kaikki tiedot oikein (eleiden, ilmeiden ja intonaatioiden avulla), tämä on enemmän plussa kuin miinus. Henkilökohtaisessa liikeviestinnässä keskustelun sisällöllä ei ole keskeistä roolia, tärkeintä on yhteyden luominen ja kantasi oikea ilmaisu.

Henkilökohtainen viestintä voi koostua melko pitkistä monologeista tai päinvastoin enemmän tai vähemmän lyhyistä lauseista. Kummassakin tapauksessa on erittäin tärkeää, ei vain esitellä tietoa, ikään kuin kirjoittaisit synopsista, vaan välittää se tietylle keskustelukumppanille mukautuen häneen. Ennen kuin aloitat neuvottelun, kirjoita muistiin keskeiset kohdat, joista haluat keskustella, mutta älä koskaan muista puhetta - on tarpeen muuttaa selostuksen luonnetta, järjestystä, esimerkkejä (riippuen kuuntelijoiden reaktiosta).

Samalla tavalla sinun on työskenneltävä intonaatioiden ja eleiden kanssa. Jos menetät toisen huomion, tee puheesta tunteellisempi. Jos tunnet ei-toivottua vastakkainasettelua kumppanisi kanssa, yritä kopioida henkilön asentoja ja eleitä.On erittäin tärkeää olla liian hillitty, muuten tiedon esittäminen on tylsää ja annat vaikutelman epävarmasta henkilöstä.

Henkilökohtaisen keskustelun aikana joudut usein tekemään vaikeita päätöksiä spontaanisti. Jos neuvotteluprosessi ei tuota odottamiasi aiheita, on erittäin tärkeää pysyä rauhallisena. Yritä olla ylireagoimatta ongelmia, vaan vastaa aina rauhallisesti. Jos et pysty heti päättämään, minkä päätöksen tehdä, voit aina ottaa hetken aikaa pohtimiseen ja punnita etuja ja haittoja rennossa ympäristössä.

Monet ongelmat ratkaistaan ​​nyt puhelimitse. Yleensä nämä ovat pieniä selvennyksiä tietoihin tai organisaatioon liittyviin asioihin: esimerkiksi puhelinsoiton yhteydessä kollegat antavat usein nimet ja tarkat numerot, varaavat tapaamisia, antavat tai vastaanottavat toimeksiantoja. Pitkiä puhelinkeskusteluja käydään yleensä vain silloin, kun ei ole mahdollisuutta tavata henkilökohtaisesti... Samalla videopuheluita käytetään yhä useammin täydellisempään viestintään, joilla on omat erityispiirteensä.

Onnistuneen työaikoihin vaikuttavan puhelinkeskustelun kannalta on otettava huomioon seuraavat vivahteet:

• Jos soitat jollekin, on tärkeää kysyä, onko henkilö nyt mukava puhua. Aukioloaikojen ulkopuolella soittaminen ei ole etikettikysymys useimmissa yrityksissä (ellei asiasta ole erikseen sovittu).
• Huomaa, että viestinnässä voi olla häiriöitä - tai taustamelu voi häiritä keskustelua. Puhelimessa puhuttaessa on tärkeää puhua mahdollisimman selkeästi eikä liian nopeasti.
• Rakenna puheesi niin, että se on mahdollisimman tarkkaa ja se havaitaan juuri niin kuin tarkoitit. Henkilökohtaisen viestinnän prosessissa ilmeillä ja eleillä on erittäin tärkeä rooli - tämän avulla voit ymmärtää paremmin keskustelukumppanin vihjeitä, vihjailuja ja taka-ajatuksia. Kun puhut puhelimessa, sinulta riistetään tämä mahdollisuus.
• Yritä pitää puhelinkeskustelu mahdollisimman lyhyenä. Vaikeisiin neuvotteluihin tai moniselitteisiin keskusteluihin puhelinkeskustelu harvoin sopii, joten on tärkeää mainita vain tärkein. Yksityiskohdista keskustellaan parhaiten henkilökohtaisesti tai videon avulla.

Nykyaikaisessa yrityskulttuurissa videopuheluita aletaan käyttää yhä useammin. Ensinnäkin ne auttavat pitämään yhteyttä eri maista tuleviin kumppaneihin ja neuvottelemaan mahdollisimman tehokkaasti. Toiseksi monet ihmiset työskentelevät nykyään etänä kotoa käsin, ja videopuheluiden avulla on helppo ratkaista kaikki ongelmat.

Jos kohtaat tällaisia ​​liikekeskusteluja, on tärkeää kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:

• Ulkonäölläsi on suuri ero. Vaikka olisit kotona, yritä pukeutua liiketoiminnallisesti.
• Etsi talosta paikka, jossa tausta on enemmän tai vähemmän neutraali. Taustalla on keittiö, toimiva tv tai leikkivät lapset, tämä voi häiritä bisnesasioiden ratkaisua.
• Monet käyttävät nykyään kuulokkeita, mutta se kannattaa muistaa: niiden avulla kuulet keskustelukumppanin paremmin, mutta ne eivät takaa, että keskustelukumppani kuulee sinut hyvin, jos puhut melun kautta. Jos ratkaiset yritysasioita kotoa käsin, pyydä perhettäsi olemaan hiljaa tai vain istua erillisessä huoneessa.
• Kameran edessä on erityisen tärkeää hallita omia eleitä ja ilmeitä. Viestintäongelmat ovat yleisiä, kuvat voivat latautua hitaasti ja valitettavat ilmeet voivat tulla esiin.
• Jos keskustelet vakavista asioista, jotka vaativat tallenteita tai dokumentaatiota silmiesi edessä, valmistele tämä kaikki etukäteen (ennen soittamista) ja välitä tarvittavat materiaalit keskustelukumppanillesi.

Monet organisaatioiden ongelmat ratkaistaan ​​nyt kirjeenvaihdolla.Yksi tällaisen yritysviestinnän eduista on jäsennelty tieto. Jos et voi suoran viestinnän aikana kiinnittää huomiota tiettyihin keskustelukumppanille tärkeisiin kohtiin (tai yksinkertaisesti unohtaa tarvittavat tiedot), kirjallisessa muodossa on mahdollista ottaa huomioon kaikki vivahteet.

Jos kommunikoit paljon kollegoiden ja kirjekavereiden kanssa, on erittäin tärkeää osata kirjoittaa oikein. Tekstieditorit eivät aina korjaa kielioppivirheitä oikein, joten niihin ei kannata täysin luottaa - jos et ole varma, miten sana kirjoitetaan, tarkista sanakirjasta. Ole varovainen, kun lähetät tekstiviestejä puhelimista ja tableteista - automaattisella kirjoittamisella sanasi voidaan korvata muilla, ja viestisi on yksinkertaisesti merkityksetön.

Monien mielestä liikekirjeenvaihto on yksinkertaisempaa ammattia kuin suorat neuvottelut - ainahan on aikaa miettiä viestiä, ja todellisessa dialogissa on reagoitava spontaanisti. Huonona puolena on kuitenkin se, että et saa spontaania reaktiota keskustelukumppanilta, ja tämä on tärkeä psykologinen näkökohta.

Lisätietoja yritysviestinnän kulttuurista on alla.